نحوه سازماندهی فضای کاری و زمان اداری

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

همه کارها در اداره با فضای کاری خودشان شروع می شود، اما اغلب مردم به این لحظه توجه کافی ندارند. فضای کار نه تنها مبلمان و یک کامپیوتر است، بلکه برنامه ریزی، گردش کار، ابزارهای اضافی نیز هست. این مقاله حاوی نکات ساده ای در مورد نحوه سازماندهی صحیح محل کار است.

همه چیز از محل کار شروع می شود.

دی. کارنگی

کار با محل کار و سازمان آن آغاز می شود. البته استثناهایی در قالب شخصیت های خلاق و منحصر به فرد وجود دارد که این موضوع برای آنها چندان مهم نیست. اما حتی آنها سیستم خود را از اختلال خلاق دارند، حتی اگر آن را نپذیرند. اکثر افراد روی میزهای معمولی در فضاهای اداری معمولی کار می کنند و نکات زیر برای آنها در نظر گرفته شده است.

دسکتاپ

محیط کار مناسب ذهن را با ریتم مناسب تنظیم می کند. شما خانه خود را درهم و برهم نگه نمی دارید و دقیقا می دانید کجا و چیست. در محل کار هم همینطور است: همه چیز باید در جای خود باشد و هیچ چیز اضافی که بتواند از وظایف اصلی منحرف شود.

وقتی تازه سر کار می آیید همه چیز چگونه شروع می شود؟ از دسکتاپ. و معمولاً انبوهی از کاغذها، لوازم التحریر پراکنده، لیوان ها، مقداری سوغات بی مصرف و گرد و غبار روی کامپیوتر وجود دارد. و وضعیت داخلی پشت چنین محل کار چگونه خواهد بود؟ مونتاژ نشده. شما، البته، اینطور فکر نمی کنید، اما ضمیر ناخودآگاه قبلاً همه چیز را تصمیم گرفته است. هر واقعیتی که در اطراف است، شما هم هستید. و هوشیاری این فکر را برداشت و حال شما از بین رفت.

میز خود را همیشه مرتب نگه دارید. روز خود را با گردگیری شروع کنید، نور را تنظیم کنید، اطلاعات مفیدی را روی برچسب ها بنویسید، فنجان قهوه خود را بشویید، تقویم خود را پر کنید - خودتان را آماده کنید و کار کنید. این اقدامات ساده به کار بعدی انرژی می بخشد.

محل کار ایده آل ابزاری برای کار، نورپردازی راحت، لوازم التحریر ضروری و مبلمان ساده برای کارگر است.

چگونه کار کنیم: ایستاده یا نشسته؟ تو تصمیم بگیر. فکر می‌کنم نشستن بهتر است، اما حتماً باید استراحت کنید: پیاده‌روی کنید، کمی گرم کنید، هوای تازه بگیرید، ۲ تا ۳ طبقه از پله‌ها بالا بروید. برنامه کاری من: 45 دقیقه - یک کار بدون وقفه، 15 دقیقه استراحت، سپس 1 ساعت کار مداوم و 15 دقیقه استراحت. ساختار روز کاری اینگونه است.

قفسه یا بایگانی خود را فراموش نکنید، زیرا هر کارمند همیشه پرونده شخصی یا آرشیو کاغذی خود را دارد. شما همچنین می توانید وسایل شخصی را در قفسه ذخیره کنید که دوست ندارید آنها را به نمایش بگذارید. هر قفسه و کابینت باید عملکرد خود را انجام دهد و با عناصر دیگر تلاقی نداشته باشد. این کار کار با اسناد و لوازم جانبی مختلف را راحت تر می کند.

مدیریت اسناد الکترونیکی

از کار، اسناد، پروژه ها، اطلاعات خدمات ذخیره شده در رایانه کاری خود نسخه پشتیبان تهیه کنید و آنها را به سرور یا فضای ذخیره سازی ابری شرکت ارسال کنید.

چقدر انرژی و اعصاب مردم به خاطر اطلاعات از دست رفته خرج می شود! کامپیوتر خراب شد، آویزان شد، شخصی به طور تصادفی داده های مهم را حذف کرد. اشتباه آنها را تکرار نکنید و بک آپ بگیرید. اجازه ندهید شرایط شما و کارتان را کنترل کند.

برنامه های غیر ضروری را نصب نکنید، اکثر عملیات های لازم در بسته های نرم افزاری استاندارد انجام می شود. اگر به ابزار خاصی برای کار مسلط هستید، با توجیه کار موثر خود در آن، از مدیریت یا بخش فناوری اطلاعات بخواهید آن را نصب کنند.

یک نکته ساده دیگر: سعی کنید به یک چیز در فضای الکترونیکی خود پایبند باشید. اگر خدمات Yandex را دوست دارید، آنها را انتخاب کنید، اگر خدمات Google - با آنها کار کنید.شما تمام نقاط قوت و ضعف ابزارها را می شناسید و همچنین می توانید به سرعت سیستم خود را در مکانی جدید راه اندازی کنید. رقابت برای برنامه های تازه همیشه توجیه پذیر نیست.

در ایستگاه کاری، سلسله مراتب الکترونیکی ساده شخصی خود را ایجاد کنید. شما باید هر یک از اسناد قدیمی خود را در کمترین زمان پیدا کنید. این امر به ویژه زمانی مهم است که از شما خواسته می‌شود فوراً چیزی را حل کنید، و فراموش کرده‌اید که این اطلاعات در کجا ذخیره شده است.

تمام اسناد مهم را اسکن کنید. بسیاری از تضادهای کاری بین بخش ها به دلیل گم شدن برخی از مقالات مهم به وجود آمد.

برنامه ریزی

آیا متوجه شده اید که کار گاهی اوقات به یک آشفتگی تبدیل می شود: یکسری کارها، گفتگوها، جلسات، بررسی اوراق. و تو بی انتها در این می چرخی. به نظر می رسد که شما کار می کنید، اما سخت است که آن را کار نامید. در پشت همه اینها، تصویر کلی از آنچه اتفاق می افتد قابل مشاهده نیست، و این یکی از مشکلات بهره وری مدرن است: اقدامات وجود دارد، نتایج نیز وجود دارد، اما آنها در روال زیاد قابل توجه نیستند.

برای جلوگیری از این امر، لازم است برنامه ای از وظایف و فعالیت ها برای روز، هفته و حتی برای یک ماه تنظیم کنید.

اکثرا از دفترچه یادداشت یا دفتر خاطرات استفاده می کنند. بله، خوب است، اما کاغذ "حافظه دسترسی تصادفی" است، تمام سیالیت را ذخیره می کند و اطلاعات اصلی در فراوانی صفحات گم می شود. دفترچه یادداشت یا دفتر خاطرات در حال حاضر یک روش قدیمی برای برنامه ریزی است. در دفتر خاطرات، شما تصویر کامل رویدادها را نمی بینید، متوجه نمی شوید که چه زمانی بهتر است یک کار را انجام دهید و چه زمانی یک کار دیگر، و همچنین می توانید یک رویداد مهم را از دست بدهید. هیچ راهی برای استخراج داده های مورد نیاز و انجام یک تحلیل جامع وجود ندارد. تصور کنید چند صفحه را باید ورق بزنید تا اطلاعات لازم را جمع آوری کنید.

اکنون اپلیکیشن ها و خدمات آنلاین زیادی برای سازماندهی زمان کاری شما وجود دارد. باور کنید، اگر می خواهید بدون توجه به موقعیت و خلق و خوی، کار مفیدی داشته باشید، باید این کار را انجام دهید. لیست کارهای امروزی همه چیز در مورد کارها و مدیریت زمان موثر است.

من از سیستم برنامه ریزی زمینه در محیط Outlook گلب آرخانگلسکی استفاده می کنم. چیزی که در مورد آن دوست دارم: سادگی و کارایی ابزار، یک برنامه شناخته شده، ترکیب تقویم، وظایف و نامه در یک فضای اطلاعاتی، ادغام با برنامه های اداری. هر کارمندی می تواند در مدت زمان کوتاهی در این سیستم برنامه ریزی آموزش ببیند.

در اینجا چند نکته برای سازماندهی زمان کاری وجود دارد:

• برنامه ریزی منعطف، در زمینه، نه سفت و سخت در زمان.
• یاد بگیرید که بفهمید چه چیزی مهم است و چه چیزی مهم نیست.
• به راحتی از مسائل بی اهمیت جدا شوید.
• قدر کیفیت زمان صرف شده را بدانید نه خود زمان را.
• در صورت لزوم به خود و دیگران نه بگویید.
• روز خود را با کارهای چالش برانگیز و ناخوشایند شروع کنید.
• هنگام برنامه ریزی کارها و پروژه ها در محل کار، برای آنها ضرب الاجل تعیین کنید.

یک ترفند روانشناختی قدرتمند این است که یک کار انجام شده را خط بکشید یا یک تیک جلوی آن قرار دهید. این به شما انرژی درونی بیشتری برای دستیابی به نتایج عالی می دهد. خواهید دید که همه چیز بیهوده نیست.

کار با پست

چگونه کار را با پست سازماندهی کنیم؟

ابتدا باید زمان کار را با آن تنظیم کنید تا تعداد وقفه ها کاهش یابد. بهتر است این کار را در صبح انجام دهید، زمانی که وظایف شروع به شکل‌گیری می‌کنند، و بعد از ظهر، زمانی که باید وضعیت اوضاع را بررسی کنید.

ثانیاً نباید فوراً به نامه های مبهم پاسخ دهید. شما باید در مورد همه چیز فکر کنید: درخواست تجدید نظر، ساخت یک پاسخ، اطلاعات اضافی. سعی کنید ذهنیت را تا حد امکان پایین نگه دارید. پاسخ های سریع را فراموش کنید، همانطور که همه در شبکه های اجتماعی انجام می دادند.

ثالثاً متن نامه را با اطلاعاتی که فقط برای خود فرستنده قابل درک است بارگذاری نکنید. سعی کنید به طور خلاصه و موجز پاسخ دهید و هر کلمه را بسنجید. در عصر دیجیتال ما، این بسیار مهم است: هیچ کس علاقه ای به استنتاج های منحصر به فرد ندارد.

و در نهایت، نتیکت را فراموش نکنید: خطاب به گیرنده، سبک نوشتن، اطلاعات موردی، اطلاعات تماس.یاد بگیرید که چگونه نامه بنویسید، آنچه را که نوشته اید تجزیه و تحلیل کنید و چگونه اعمال کنید.

ابزار اضافی

چیز دیگری که به کارآمدتر شدن کار شما کمک می کند تخته سفید است. یک ابزار ضروری، به ویژه زمانی که بخش در حال طوفان فکری یا حل یک مشکل جدی با مراحل میانی است.

در حرفه حرفه ای من، هیئت مدیره یکی از ویژگی های ضروری محیط کار بود. از نظر صرفه جویی در کاغذ نیز مفید است. باور نخواهید کرد که چند برگه برای توضیح ایده ها و راه حل های شما صرف شده است.

به لطف تفکر بصری (همه آن را دارند)، افراد می توانند روی تخته گرد هم بیایند، افکار خود را توضیح دهند و بهترین راه حل ها را برای یک مشکل پیشنهاد کنند. همه می توانند همه چیز را ببینند و بفهمند.

این را هم اضافه کنم که موسیقی در کارم به من کمک می کند. این تأثیر مثبتی بر بهره وری من دارد، به خصوص زمانی که باید با کارهای تکراری روی رایانه کار کنم یا بسته بزرگی از اسناد را تهیه کنم. به طور کلی خوب است صبح را با موسیقی مثبت شروع کنید. اما شما نباید آن را برای همه روشن کنید، به یاد داشته باشید: شما به تنهایی کار نمی کنید، برای کسی موسیقی فقط دخالت می کند.