چگونه در سال جدید کارهای بیشتری انجام دهیم

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

برای درک چگونگی افزایش بهره وری، ابتدا باید بدانید که دقیقاً برای چه چیزی وقت می گذارید. برای انجام این کار، کارهایی که در طول روز انجام می دهید را پیگیری کنید. سپس در عصر خواهید دید که چه کاری را نمی شد انجام داد و برای چه کاری ارزش اختصاص دادن زمان بیشتری را داشت.

البته، اگر روز کاری شما عمدتاً از جلسات مختلف تشکیل شده است (اگر مثلاً یک پزشک یا یک وکیل هستید)، این رویکرد به ویژه برای شما مناسب نیست. با این حال، اگر متوجه شدید که عصرها و تعطیلات آخر هفته شما با تماشای برنامه های تلویزیونی و شبکه های اجتماعی بی توجه می گذرد، می توان از آن خارج از ساعات کاری نیز استفاده کرد.

با زمان مانند غذا رفتار کنید

توزیع صحیح زمان با چنین سختی در اختیار ما قرار می گیرد، زیرا زمان خود مفهومی بسیار مبهم است. نمی توان آن را دید یا لمس کرد، حتی دانشمندان هنوز در مورد ماهیت آن بحث می کنند.

بنابراین سعی کنید زمان را به عنوان چیزی خاص تر مانند غذا در نظر بگیرید. تمایل به حواس پرتی شبیه میل به غذای ناسالم است. اتلاف وقت اضافه وزن است. و راه حل مشکل (پیگیری زمان) داشتن دفتر خاطرات غذایی است.

کاربرد کلی یادداشت های غذایی چیست؟ اول، برای افراد دارای اضافه وزن، فقط دانستن آنچه می خورند گاهی اوقات می تواند شوکه کننده باشد. به نظر می رسد تا زمانی که شمارش آنها را روی کاغذ نبینید، انواع تنقلات و دسرها به حساب نمی آیند. درک آنچه می خورید، احساس سالم شرم و مسئولیتی که همراه با یادداشت روزانه به وجود می آید، همگی منجر به این واقعیت می شود که سریعتر وزن کم می کنید.

همین ملاحظات هنگام ثبت زمان صرف شده اعمال می شود. بنابراین اگر به دنبال ساخت عضلات بهره وری خود هستید، شروع به پیگیری نحوه صرف زمان خود کنید.

مزایای ردیابی زمان

برای پیگیری زمان خود، باید ساعت ها و دقیقه های صرف شده در یک روز، در طی چندین هفته یا حتی ماه ها را با دقت ثبت کنید. همانطور که ممکن است متناقض به نظر برسد، خود این فرآیند نیز زمان می برد.

ابتدا اجازه دهید نگاهی به مزایای ردیابی زمان بیندازیم و سپس به نکاتی برای کمک به شما در شروع کار بپردازیم.

1. این مبنایی برای سایر تکنیک های بهره وری است

ما تمرینات قدرتی را بدون تعیین وزن شروعی که می توانیم بلند کنیم شروع نمی کنیم. هنگام تلاش برای ایجاد عادات جدید و افزایش بهره وری نیز باید همین کار را کرد. اگر دقیقاً ندانیم وقت خود را چگونه و برای چه چیزی صرف می کنیم، به سادگی نمی توانیم زمان چیزهای مختلف را به درستی محاسبه کنیم و دائماً از خود ناراضی خواهیم بود.

اگر برای مثال متوجه نشدید که یک ساعت کامل در روز را در شبکه های اجتماعی سپری می کنید، چگونه می توانید این عادت را از بین ببرید؟ شما فقط فکر می کنید که برای بهره وری بیشتر، باید لیست کارهای خود را متفاوت بسازید. اگرچه فقط باید فیس بوک یا VKontakte را مسدود کنید.

پیگیری زمانی که صرف می‌کنید به شما کمک می‌کند تا بفهمید واقعاً به کدام استراتژی بهره‌وری نیاز دارید.

2. متوجه خواهید شد که هزینه های زمانی خود را بیش از حد برآورد کرده اید

حالا همه از اینکه مدام مشغول هستند و وقت کافی ندارند شاکی هستند. اما اگر این احساس مشکل ادراک باشد، و نه وضعیت واقعی امور، چه؟ ممکن است از این واقعیت ناشی شود که شما به اشتباه تخمین زده اید که چقدر برای انجام کارهای مختلف زمان می برد.

وقتی به روال‌های خود نگاه می‌کنیم، مقدار زمانی را که باید برای کارهای خاص صرف کنیم اغراق می‌کنیم. و این ما را از شروع به تجارت یا شروع سرگرمی های جدید منصرف می کند. و حتی گاهی اوقات بیشتر از آنچه لازم است برای یک عمل وقت می گذاریم.

البته همه موارد صرفا وقت گیر به نظر نمی رسند. بعضی ها واقعا وقت گیر هستند. اما، با ردیابی زمان صرف شده در طول چندین هفته، متوجه خواهید شد که برخی وظایف سریعتر از آنچه فکر می کردید تکمیل می شوند. به این ترتیب ممکن است برای کاری که قبلا وقت انجام آن را نداشتید وقت داشته باشید.

3…. یا دست کم گرفته شده است

به همان اندازه، ما زمان واقعی خود را دست کم می گیریم.

تمایل به اغراق در زمان صرف شده، به عنوان مثال، برای کارهای مختلف خانه از این واقعیت ناشی می شود که ما چنین وظایفی را سنگین تر می دانیم.

زمان صرف شده برای فعالیت هایی که نیازی به استرس ندارند معمولاً از بین می رود. این اقدامات هستند که باید از برنامه روزانه شما حذف شوند.

4. احساس مسئولیت را در خود پرورش می دهد

وقتی یک ساعت در اینترنت نشستید و سپس به سر کار برگشتید، این امکان وجود دارد که هیچ کس دیگری متوجه این موضوع نشده باشد. معلوم می شود که این ساعت به سادگی در فراموشی فرو رفته است. بله، برای مدتی احساس گناه می کنید، اما بعد آن را فراموش می کنید و روز بعد یکی دو ساعت دیگر را تلف می کنید.

اما وقتی زمان خود را پیگیری می کنیم، باید این ساعت تلف شده را نیز یادداشت کنیم. در اینجا واکنش کاملا متفاوت خواهد بود. ضبط "از ساعت 12:00 تا 13:00 در اینترنت بودم" احساس گناه بسیار بیشتری نسبت به این فکر ایجاد می کند: "اوه، یک ساعت دیگر گذشت." باید اعتراف کنید که یک ساعت را تلف کرده اید.

به طور طبیعی، با نگاه کردن به یادداشت های خود در عصر، می خواهم ببینم که آن روز بیهوده نبوده است. اگر امروز وقت خود را تلف کردید و آن را یادداشت کردید، فردا راحت تر خواهد بود که حواس شما پرت نشود.

5. به شما کمک می کند بیشتر انجام دهید

گاهی اوقات، با تجزیه و تحلیل اقدامات خود برای مدتی، متوجه می شوید که واقعاً کاری برای انجام دادن ندارید. شما وقت خود را با چیزهای کوچک تلف می کنید زیرا واقعاً به شغل شما آسیب نمی رساند.

اگر بتوانید کار خود را انجام دهید و هنوز زمان دارید، اما همچنان احساس می کنید که روز بی ثمر است، می توانید وظایف بیشتری را بر عهده بگیرید. اگر برای خودتان کار می کنید و می توانید برنامه خود را مدیریت کنید، به دنبال مشتریان یا تامین کنندگان جدید باشید یا وب سایت خود را توسعه دهید. اگر برای یک شرکت بزرگ کار می کنید، از مدیریت بپرسید که آیا پروژه جدیدی وجود دارد که بتوانید انجام دهید. بعید است که از شما رد شود.

6. این به شما یاد می دهد که روی چند چیز در یک زمان اسپری نشوید

همه می دانند که چندوظیفه ای تنها مانعی برای بهره وری است. و خود ایده انجام چند وظیفه ای فقط یک افسانه است. در واقع، ما چندین کار را همزمان انجام نمی دهیم، بلکه خیلی سریع از یک کار به کار دیگر بارها و بارها تغییر می کنیم. مغز ما برای انجام چند کار ساخته نشده است، بنابراین به ناچار چیزی را از دست می دهیم یا به خوبی انجام نمی دهیم.

وقتی زمان را ردیابی می کنیم، همه کارها را پیگیری می کنیم. و برای هر کار، حداقل به منظور سهولت در نگهداری سوابق، مدت زمان مشخصی را اختصاص می دهیم. ما حتی وقتی متوجه می شویم که یک یا دو ساعت صرف یک کار مهم شده است، به نوعی افتخار می کنیم.

با گذشت زمان، توانایی تمرکز روی یک چیز در شما ایجاد می شود و دیگر نمی خواهید چندین کار را با هم ترکیب کنید و از کارهای مهم منحرف شوید. به احتمال زیاد، شما قادر خواهید بود نیم ساعت یا یک ساعت در روز را برای کارهای کوچک مختلف وقت بگذارید و همه آنها را در یک جلسه انجام دهید.

چگونه به طور دقیق و کارآمد زمان خود را ردیابی کنیم

در اینجا سه قانون کلیدی وجود دارد که ردیابی زمان شما را موثرتر می کند:

• صداقت … هیچ کس جز شما این رکوردها را نخواهد دید، پس آن را زیبا نکنید. اگر با خودتان روراست نیستید، چرا اصلاً به این تجارت مشغول شوید؟
• ثبات … حداقل دو هفته طول می کشد تا یک تصویر کامل از آنچه که وقت خود را صرف آن می کنید به دست آورید. فقط زمانی یادداشت برداری کنید که با سرعت عادی خود زندگی می کنید (نه قبل از تعطیلات یا تعطیلات).
• دقت نظر … نه در ساعت، بلکه در چند دقیقه فکر کنید. به عنوان مثال، در روزهای اولیه، تمام کارهای خود را از صبح تا عصر با دقت و تا هر دقیقه یادداشت کنید. سپس می توانید به فواصل 5 و بعداً به 15 دقیقه بروید.

دو راه برای ردیابی زمان وجود دارد:

• فواصل زمانی … به عنوان مثال، از ساعت 9:00 صبح تا 9:15 صبح. هر 15 دقیقه یک تایمر تنظیم کنید (حداقل در ابتدا، سپس می توانید فاصله زمانی را افزایش دهید) و کارهایی که انجام دادید را یادداشت کنید.
• وظایف … به کسب و کار خود فکر کنید و هر بار که کاری متفاوت را شروع می کنید، یادداشت بردارید.

هر دو روش را امتحان کنید و تصمیم بگیرید که کدام یک برای شما مناسب تر است. ابتدا همه چیز را به دقیقه بنویسید. این به شما کمک می کند بفهمید که هر کار واقعا چقدر زمان می برد و به طور کلی ساختار روز شما چگونه است. سپس می توانید زمان را در فواصل زمانی مشخص ردیابی کنید. این باعث می‌شود که برنامه‌ریزی برای کارها و زمانی که اغلب حواس‌تان پرت می‌شوید، راحت‌تر شود.

همچنین می توانید یادداشت های کوتاهی را به یادداشت های خود اضافه کنید. برای مثال، در کنار مدخل «خواندن»، مشخص کنید که کدام کتاب یا مجله را خوانده اید. در کنار مورد "در جاده" می توانید آب و هوا یا آنچه را که به آن گوش داده اید (پادکست، کتاب صوتی، موسیقی) علامت بزنید و در کنار مدخل "بازی شده با کودک" یک بازی خاص را ذکر کنید. بنابراین یک ردیابی زمان ساده عملا به یک دفترچه خاطرات تبدیل می شود. شما مجبور نیستید این کار را انجام دهید، اما ممکن است آن را دوست داشته باشید.

پس از دو هفته، ردیابی زمان تبدیل به یک عادت می شود. حالا دیگر لازم نیست تمام اقدامات خود را با دقت بنویسید. فقط به زمان توجه کنید (حداقل در طول روز کاری) و ببینید آیا از آن نهایت استفاده را می کنید یا خیر. اگر احساس می کنید که اغلب حواس تان پرت می شود، به یادداشت ها برگردید.

حتی اگر بعد از این آزمایش دو هفته‌ای دیگر اصلاً زمان را ردیابی نمی‌کنید، سعی کنید سالی یک‌بار خودتان را بررسی کنید تا ببینید عادت‌هایتان چگونه تغییر می‌کنند.

ابزارهای دیجیتال

تعداد زیادی دستیار دیجیتالی وجود دارد که به طور خودکار نحوه گذراندن وقت خود را پیگیری می کند. و اگرچه آنها می توانند مفید باشند (مخصوصاً اگر چندین ساعت یادداشت برداری نکرده باشید و فراموش کرده اید که دقیقاً در یک لحظه چه کار می کردید)، هنوز هم نباید کاملاً به آنها اعتماد کنید. فقط شما خودتان می‌دانید که در یک سایت چه کار می‌کردید - کار می‌کردید یا به هم ریخته بودید. برنامه این را برای شما تعیین نمی کند.

• … این برنامه در پس زمینه اجرا می شود و میزان زمانی که در سایت ها و برنامه های مختلف می گذرانید را ردیابی می کند. برای سیستم عامل های مختلف از جمله اندروید مناسب است. شما همچنین می توانید اهداف تعیین کنید و رشد بهره وری خود را در برنامه پیگیری کنید.
• … اگرچه این برنامه در ابتدا برای فریلنسرها در نظر گرفته شده بود، اما باید برای همه خوب باشد. دارای نمودارهای مفیدی است که پیشرفت شما را به صورت بصری منعکس می کند.
• (فقط iOS). فقط وظایف معمول خود را اضافه کنید، در هنگام شروع روی آنها کلیک کنید، و پس از انجام، روی بعدی کلیک کنید. کار قبلی به طور خودکار تکمیل می شود و برنامه زمان را خود تنظیم می کند.
• … مانند ATracker به نوعی ترکیبی از دیجیتال و آنالوگ است. شما از یک دستگاه دیجیتال استفاده می کنید، اما فقط برای نگهداری سوابق. Evernote را می توان مانند یک نوت بوک کاغذی معمولی استفاده کرد.

امکانات آنالوگ

• … در طول هفته (که 168 ساعت شماست)، کارهایی را که انجام می دهید ضبط کنید و روز را به فواصل 15 دقیقه ای تقسیم کنید. تقویم خود را در نزدیکی خود نگه دارید، مانند روی میز خود یا در آشپزخانه. در عرض چند هفته، متوجه خواهید شد که معمولاً برای چه چیزی وقت می گذارید و چگونه می توانید روال خود را تنظیم کنید.
• دفترچه یادداشت ساده جای تعجب نیست که این یک کلاسیک در نظر گرفته شود. فقط وقتی یک فعالیت را به پایان رساندید و فعالیت دیگری را شروع کردید یادداشت کنید و در صورت لزوم توضیحاتی را اضافه کنید. به عنوان مثال، اگر مقاله ای را برای کار در اینترنت می خوانید، به جای اینکه صرفاً بنویسید «یک مقاله در اینترنت بخوانید»، آن را علامت گذاری کنید.

نتیجه گیری

وقتی عصر یادداشت های خود را مرور می کنید و یک روز خوب را می بینید، احساس می کنید که واقعا شایسته استراحت و خواب هستید. ردیابی زمان نه تنها نحوه گذراندن هر دقیقه و هر ساعت، بلکه به طور کلی درک شما از زندگی را تغییر خواهد داد.

برای چیزهایی که واقعا مهم هستند وقت بگذارید. زمان صرف شده خود را پیگیری کنید زندگی خود را تغییر دهید.