چرا زمان و انرژی کافی برای مهم ترین کارها وجود ندارد و در مورد آن چه باید کرد؟

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

تله اضطرار مقصر است. ما متوجه می شویم که چگونه کار می کند و چگونه وارد آن نشویم.

چند بار در پایان یک روز سخت و پرمشغله متوجه شده اید که به نظر می رسید ساعت ها مانند سنجاب در چرخ می چرخید و بسیاری از مشکلات را حل کرده اید، اما زمانی را به پروژه های واقعا مهم اختصاص نداده اید؟ چند بار به خود قول داده‌اید که به مسائل شخصی که برای شما معنادار است بپردازید: ورزش، خلاقیت، مطالعه، اما حتی نمی‌توانید آنها را برای ماه‌ها شروع کنید؟ اگر این اتفاق برای شما افتاده است، پس مانند بسیاری از مردم، در دام فوریت افتاده اید.

تله اضطرار چیست

تحقیقات دانشکده بازرگانی دانشگاه جان هاپکینز نشان داده است که ما اغلب کارهای جالب و مهم را به نفع کارهای فوری رها می کنیم. و ما به معنای واقعی کلمه مستعد این هستیم که پروژه های مهم را برای بعد به تعویق بیندازیم، اول از همه، آنهایی را که، همانطور که به نظر ما می رسد، باید در حال حاضر انجام شوند، انجام دهیم.

به این میگن تله اضطراری. این ما را به استرس، خستگی عاطفی و، به اندازه کافی عجیب، از دست دادن پول سوق می دهد. محققان دریافته‌اند که ما تمایل داریم کاری را انجام دهیم که فوری‌تر به نظر می‌رسد، حتی اگر برای آن هزینه کمتری نسبت به کاری با ضرب‌الاجل ملایم‌تر بپردازیم. این به چند دلیل اتفاق می افتد.

چرا در دام اضطرار می افتیم؟

1. اگر نتوانیم کار را به پایان برسانیم، رنج می بریم

این در سال 1927 کشف شد و پس از آن بیش از یک بار تأیید شد: اگر یک کار ناتمام بالای سرشان باشد، مردم احساس ناراحتی می کنند. این ویژگی تفکر، اثر زیگارنیک نام داشت. و از آنجایی که کارهای فوری معمولاً به اندازه کافی کوچک هستند و زمان زیادی را نمی گیرند، نمی توانیم آنها را به تعویق بیندازیم، زیرا در این صورت مورد بعدی در لیست کارها خط زده نمی شود. و ما به این وظایف کوچک چنگ می زنیم، آنها را یکی یکی حل می کنیم و نمی توانیم متوقف شویم. مانند یک بسته چیپس: تا زمانی که همه چیز را نخورید، آرام نخواهید شد.

2. ما در یک تونل گیر کرده ایم و چیزی در اطراف نمی بینیم

یعنی ما خود را چنان غرق در امور کوتاه مدت می یابیم که به معنای واقعی کلمه نمی توانیم نفس خود را بیرون بیاوریم، از بیرون به برنامه خود نگاه کنیم و ارزیابی کنیم که چه چیزی واقعا مهم است و چه چیزی نیست. این وضعیت را می توان با دید تونلی مقایسه کرد: ما تصویر کامل را نمی بینیم، بلکه تنها قطعه ای را می بینیم که در حال حاضر در مرکز توجه ما قرار دارد.

3. ما نمی توانیم روز کاری را به درستی سازماندهی کنیم

اگر فرآیندها به دلیل تقصیر شما یا به دلیل تقصیر مدیریت رفع اشکال نشوند، کارهای معمول به معنای واقعی کلمه زمان و تلاش را مصرف می کنند. فرض کنید برای ایجاد الگوهایی برای اسناد و نامه ها تنبل هستید - و هر بار که ساعات زیادی را صرف کار با اسناد یا نامه های دریافتی می کنید. یا مدیر پروژه شما با مشتری به توافق نرسیده است که همه ویرایش ها را به یکباره انجام دهد و باید بارها و بارها با نظرات جدید حواس شما پرت شود.

4. به نظر ما اگر از یک کار فوری چشم پوشی کنیم، فاجعه رخ می دهد

یک رهبر یا مشتری شیطان صفت می آید و خیلی فحش می دهد، شما از پول محروم می شوید، آسمان به زمین می افتد، همه ما می میریم.

همه این اعلان‌های پیام‌های جدید، تماس‌ها، ویرایش‌ها، سفارش‌های کوچک اضافی این توهم را ایجاد می‌کنند که نمی‌توان آنها را به تعویق انداخت. اگرچه، در واقع، وظایف واقعاً سوزاننده زیادی وجود ندارد.

چگونه از گرفتار شدن در اضطرار جلوگیری کنیم

1. روز خود را با کارهای مهم و غیر فوری شروع کنید

کتاب های کلاسیک مدیریت زمان می گویند اولین کاری که باید انجام داد این است که «قورباغه را بخور». یعنی کنار گذاشتن یک کار کوچک و نه چندان خوشایند. در این رویکرد منطقی وجود دارد: پس از برقراری تماس دشوار یا پاسخ دادن به نامه های خسته کننده، احساس می کنیم برنده هستیم و در حال افزایش به کارهای دیگری می پردازیم.

اما این خطر وجود دارد که "قورباغه" اول دومی را دنبال کند، سپس سومی، چهارمی را … و اکنون عصر است، "قورباغه ها" بی اندازه خورده شده اند، اما دست ها به آنچه واقعاً مهم است نرسیده است. وظایف بنابراین، می توانید برعکس آن را امتحان کنید: روز را با چیزهای مهم تر، اما نه فوری شروع کنید، و تنها پس از آن به تمام این انبوه وظایف کوچک بروید.

2. یاد بگیرید که استراحت کنید

برای پاسخگویی فوری به پیام های جدید و انجام هر گونه تکالیف و درخواست های کوچک عجله نکنید. نفس بکشید و بیرون بیاورید و درک کنید که این واقعا چقدر فوری است. اگر کار با مشکل مواجه شد، با اولویت دادن به پروژه بزرگتر و ارزشمندتر، آن را به تعویق بیندازید.

3. سعی کنید در بلوک کار کنید

فرض کنید 40 دقیقه برای کارهای مهم و 15 دقیقه برای کارهای فوری. یک تایمر تنظیم کنید تا روال کوچک زیاد شما را مک نکند و به محض اینکه بوق زد، به کارهای بزرگ برگردید. به احتمال زیاد، یک تماس یا نامه می تواند تا 40 دقیقه آینده منتظر بماند.

4. چیزها را با هم ترکیب کنید

در حالی که سوار مترو هستید، در صف اداره پست ایستاده اید و منتظر کودکی از درس نقاشی هستید، می توان کارهای کوچک زیادی انجام داد. بعید است که در چنین لحظاتی بتوان درگیر پایان نامه، کتاب، گزارش یا طرحی شد، اما پاسخ سریع به پیام ها، پر کردن برخی از فرم ها، انجام ویرایش های جزئی کاملاً امکان پذیر است.

5. به یاد داشته باشید که کارهای فوری هرگز تمام نمی شوند

این یک اشتباه بسیار بزرگ است که فکر کنید اکنون به سرعت تمام این روال را پاک خواهید کرد: با یک پزشک قرار ملاقات بگذارید، به نامه پاسخ دهید، به فرزندتان کفش های ورزشی جدید سفارش دهید، یک کارنامه پر کنید - و سپس، با یک قلب سبک، شما پروژه های مهم کاری و شخصی را به عهده خواهد گرفت: نمونه کارها و رزومه خود را به روز کنید، کتابی به زبان خارجی بخوانید، به دنبال اطلاعات برای تحقیق باشید. افسوس که اینطور نخواهد بود. چیزهای کوچک تا زمانی که کنترل آنها را به دست نگیرید همچنان بر سر شما می افتد.