3 نکته برای پایان دادن به جلسات همیشه به موقع

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

یاد بگیرید که با کوتاه کردن جلسات خود 5 تا 10 دقیقه بیشتر از آنها بهره ببرید.

اگر قرارهای متعددی برای روز وجود داشته باشد، یک جلسه طولانی می تواند همه برنامه ها را مختل کند. پاتریک اوورز، کارآفرین، سه استراتژی برای جلوگیری از این امر ارائه می دهد.

1. قبل از جلسه: مدت زمان جلسه را کوتاه کنید

اغلب جلسات نیم ساعت یا یک ساعت طول می کشد. راحت تر است که چنین فواصل زمانی را در تقویم وارد کنید. اما به همین دلیل معلوم می شود که یک جلسه بلافاصله پس از دیگری شروع می شود. در نتیجه، ناراحتی زیادی ایجاد می شود.

جلسات نیم ساعته را با جلسات 25 دقیقه ای و جلسات ساعتی را با جلسات 50 دقیقه ای جایگزین کنید. شما زمان خواهید داشت تا همه کارها را مانند قبل انجام دهید. اما بین دو دیدار متوالی، زمان کمی برای آماده سازی یا حل مسائل فوری باقی خواهد ماند.

برای اینکه هیچ یک از شرکت کنندگان را توهین نکنید، از قبل در مورد تغییرات هشدار دهید. هنگام قرار ملاقات، فقط به این نکته اشاره کنید که جلسات شما اکنون 25 یا 50 دقیقه است.

2. در طول جلسه: هدف جلسه را به مخاطب یادآوری کنید و با هم جمع بندی کنید

دقایق اول جلسه بسیار مهم است. از آنها برای یادآوری اینکه برای چه چیزی اینجا هستید و جلسه چقدر طول خواهد کشید به همه یادآوری کنید. ذکر کنید که حدود 50 دقیقه برای بحث در مورد همه موضوعات فرصت دارید و پنج دقیقه آخر صرف جمع بندی می شود. سپس هیچ کس تعجب نخواهد کرد که بعد از 45 دقیقه شروع به تعطیل کردن جلسه کردید. به احتمال زیاد، سایر شرکت کنندگان حتی سپاسگزار خواهند بود، زیرا به این ترتیب نه تنها در وقت خود، بلکه در زمان آنها نیز صرفه جویی می کنید.

یک یادآوری یا، که در 45 دقیقه زنگ می زند، تنظیم کنید و تلفن را روی میز بگذارید تا همه زمان را به خاطر بسپارند و حواسشان پرت نشود. وقتی زنگ به صدا درآمد، جلسه را در هر کجا که هستید پایان دهید.

اگر برای حل همه مسائل وقت ندارید، در پنج دقیقه باقیمانده، یک جلسه جدید را برای روز بعد برنامه ریزی کنید. و:

• تکرار کنید که چه کسی تعهد کرده است.
• یافته های اصلی را به اختصار فهرست کنید.
• توافق بر سر مراحل بعدی؛
• چیزهای مثبت را به اشتراک بگذارید، مانند آنچه در این جلسه از آن لذت بردید.

3. بعد از جلسه: به طور خلاصه جلسه گذشته را مرور کنید و برای جلسه بعدی آماده شوید

پس از یک جلسه 50 دقیقه ای، باید 10 دقیقه رایگان داشته باشید. پنج مورد اول را صرف تحلیل نکات اصلی جلسه قبل کنید تا چیزی را فراموش نکنید. همچنین، پیش نویس نامه ای را به همه شرکت کنندگان یادداشت کنید تا تعهدات و تعهدات آنها را یادآوری کنید. این ارزش زمان صرف شده را افزایش می دهد، و علاوه بر این، چیزی حتی ارزشمندتر را ارائه می دهد - حس کامل شدن.

پنج دقیقه دوم را صرف آماده سازی برای جلسه آینده کنید. اگر قبلاً اعضا را می شناسید، به خود یادآوری کنید:

• چه موضوعاتی باید مورد بحث قرار گیرد؛
• چه کارهای قبلی باید تکمیل شود؛
• در مورد شرکت کنندگان چه می دانید: علایق حرفه ای و شخصی آنها.

اگر با شخصی که قرار است با او ملاقات کنید آشنا نیستید، به دنبال اطلاعاتی در مورد او باشید: نام و موقعیت را مشخص کنید، پروفایل ها را در شبکه های اجتماعی مشاهده کنید. و به این فکر کنید که با کدام عبارت مکالمه را شروع خواهید کرد.