6 راه برای پایان دادن به جلسه در اسرع وقت و به نتیجه رسیدن

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

شما باید بدانید که چگونه جلسات را به خوبی و کارآمد سازماندهی کنید. این کار آنقدرها هم که در نگاه اول به نظر می رسد آسان نیست. اما اگر یاد بگیرید که چگونه زمان مناسب را تنظیم کنید، از محیط استفاده کنید و اهداف را به وضوح تعیین کنید، می توانید جلسات را سریع و کارآمد برگزار کنید.

مطمئن شوید که هدف مشخص است

به جای اینکه بگویید "بیایید ساعت 11 صبح کل دفتر را جمع کنیم" از خود بپرسید "به چه چیزی می خواهیم برسیم؟"

شما کاملاً باید بدانید که اصلاً چرا میزبان این جلسه هستید:

• برای ایجاد یک ایده؛
• تصمیم گرفتن؛
• برای تکمیل یک معامله؛
• برای پاسخ به سوالات مربوط به تغییرات آینده

شاید برای شما مناسب باشد:

• گوش دادن به شکایات کارمندان (آیا این کار باید در قالب جلسات گروهی انجام شود؟)
• بحث مجدد درباره آنچه قبلاً تصمیم گرفته شده است.
• برای انجام کاری که می توان با تلفن یا ایمیل در مورد آن صحبت کرد یا حل کرد.

تجمعات بزرگ نداشته باشید

از قانون عالی "دو پیتزا" استفاده کنید و افراد زیادی را به جلسه دعوت نکنید. شما باید تیمی بسازید که هر فردی در جای خود باشد. بنابراین، در جلسه باید به تعداد افرادی که می توانید دو پیتزا غذا بدهید، شرکت کنند.

نکته فقط این نیست که به همه کسانی که به جلسه آمده اند غذا بدهیم. گروه های بزرگی از مردم نمی توانند به طور موثر تصمیم بگیرند. حتی یک مفهوم وجود دارد. این در گروه های بزرگی از مردم رخ می دهد، زمانی که افراد به دلیل ترس از محکومیت همکاران و رهبران نمی توانند نظر خود را بیان کنند. گروه های کوچک از این نظر راحت ترند. بنابراین، آنها موثرتر هستند.

اول زمان، سپس تایمر

افرادی که دیرتر می آیند بسیار آزاردهنده و حواس پرتی هستند. به آنها بیاموزید که سر وقت بیایند.

اگر برای وقت خود ارزش قائل نباشند، برای وقت دیگران نیز ارزش قائل نخواهند شد.

این کار را به صورت زیر انجام دهید.

زمان جلسه را برای مثلاً 08:48 تنظیم کنید. با کمال تعجب، این حرکت کارساز خواهد بود و مردم شروع به رسیدن به موقع خواهند کرد. در مورد کسانی که دیر می کنند، باید به آنها آموزش دهید که هزینه آن را پرداخت کنند. و نه پول. مثلاً بخوان. چنین جریمه هایی بسیار بهتر از جریمه های پولی عمل می کنند. در عرض یک ماه فراموش خواهید کرد که آواز زیردستانتان چگونه به نظر می رسد.

و البته خود را برای تنظیم تایمر آموزش دهید. برای هر سخنران، در صورت وجود، و به طور کلی برای کل جلسه. به این ترتیب جلسه طولانی نمی شود و شما می دانید که هر دقیقه چه چیزی را صرف کرده اید.

صندلی ها باید درست باشند

نحوه نشستن افراد در سالن نیز از اهمیت بالایی برخوردار است:

• نشستن در یک دایره برای همکاری، بحث، تصمیم گیری کلی مفید است.
• اگر نیاز به تحریک رقابت و میل به رقابت با همکاران دارید، نشستن در ردیف ها مفید است.

اگر نیاز به یک جلسه سریع و بسیار پربار دارید، تمام صندلی ها را از اتاق خارج کنید. مطالعات متعدد نشان می دهد که هر چه بیشتر بایستیم، بیشتر دچار انقباض می شویم. می خواهم فورا آن را بگیرم و هر چه زودتر تصمیم بگیرم. به علاوه، مدتی ایستادن می تواند برای سلامتی شما مفید باشد.

لپ تاپ و گوشی را حذف کنید

در غیر این صورت مدام حواس تان پرت می شود. هم شما و هم همکارانتان باید هر کاری را که برنامه ریزی کرده اید انجام دهید و جلسه را در اسرع وقت به پایان برسانید. پس خیره شدن به صفحه گوشی هوشمند خود را متوقف کنید. به جای آن یک خودکار و یک تکه کاغذ بردارید. به خاطر سپردن اطلاعات بسیار آسان تر است.

دستور کار "برای نمایش" ایجاد نشده است

واقعا باید روی آن کار کنید. اکثر جلسات بی نتیجه هستند زیرا دستور کار به طور بی پایان مورد بحث قرار می گیرد. سعی کنید به جای بیان مشکل، دستور کار را در قالب یک سوال تنظیم کنید.

نه «درباره محتوای ویدیویی»، بلکه «چه زمانی محتوای ویدیو آماده خواهد شد؟»

هنگامی که یک سوال پرسیده می شود، آنها به طور خودکار شروع به جستجوی پاسخ می کنند. اینجوری کار میکند.