چرا لیست کارها کار نمی کند و چگونه آن را برطرف کنیم

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

برای بهره وری، روی زمان تمرکز کنید، نه روی کارها.

مدیریت زمان خوب به معنای بدست آوردن نتایج بیشتر در زمان کمتر است. وبلاگ نویس و کارآفرین محبوب توماس اوپونگ توضیح می دهد که چگونه برنامه ریزی های خوبی برای دستیابی به اهداف خود داشته باشید و اینکه چرا لیست کارهای ساده فقط می تواند مانع بهره وری شود.

چرا لیست کارهای معمولی کار نمی کند؟

در یک لیست ساده کارهایی که انجام می دهید، مدت زمان انجام هر کار را منعکس نمی کنید. و به احتمال زیاد، شما با موارد کوچک و بدون عارضه شروع می کنید که بیش از پنج دقیقه طول نمی کشد.

کم کم به این نتیجه می رسید که بارها و بارها فقط به کارهای ساده می پردازید و مدام موارد مهم و وقت گیر را به بعد موکول می کنید. در نتیجه، پروژه های بزرگ جابجا نمی شوند. و بیشتر نکات طرح محقق نشده باقی می ماند، زیرا شما بدون داشتن سیستم کنترلی، به اضافه کردن موارد جدید به آنها ادامه می دهید.

در اینجا اثر زیگارنیک ایجاد می‌شود که بر اساس آن افراد اعمال ناقص یا قطع شده را بهتر از کارهای انجام شده به یاد می‌آورند. این بدان معنی است که افکار مربوط به کارهای ناتمام از لیست کارهایی که باید انجام دهید، تا زمانی که آنها را کامل نکنید، در ذهن شما می چرخد. شما توسط یک احساس وسواسی تسخیر خواهید شد که تمرکز بر انجام کار را دشوار می کند. این در نهایت می تواند منجر به استرس و بی خوابی شود.

چگونه به طور موثر برنامه ریزی کنیم

روز ایده آل خود را توصیف کنید

جیسون ووماک، مربی اجرایی، سخنران و نویسنده در مورد بهره وری، رویکرد خود را برای سازماندهی فرآیند برای رسیدن به یک هدف توصیه می کند. او نوشتن فیلمنامه ای را برای یک روز عالی برای تمرکز روی آن پیشنهاد می کند. درک اینکه ایده آل برای شماست به شما انگیزه می دهد که کار کنید.

برای ایجاد اسکریپت به سوالات زیر پاسخ دهید.

• می خواهید روز خود را چگونه بگذرانید؟
• امروز دقیقاً چه وظایفی باید تکمیل شود؟
• چه زمانی بیشترین بازدهی را دارید؟

بر اساس پاسخ‌ها، می‌توانید زمان کار را به بخش‌هایی تقسیم کنید که هر کدام شامل وظایف خاصی از فهرست کارهای شما هستند.

این روش به شما کمک می‌کند تا با فهرست کارهایتان کارآمدتر کار کنید و به موقع با کارهای ضروری و مهم کنار بیایید.

همه چیز را در تقویم برنامه ریزی کنید

برای اینکه فهرست کارهایتان تا حد امکان برایتان مؤثر باشد، برنامه های ساده و بدون ضرب الاجل و ضرب الاجل نسازید، بلکه یاد بگیرید که از تقویم عاقلانه استفاده کنید.

روز آینده یا یک هفته کامل را با جزئیات شرح دهید. همه چیزهای خود را در تقویم علامت بزنید و طبق برنامه ایجاد شده زندگی کنید. این به شما کمک می کند تصمیم بگیرید که ابتدا با کدام پروژه مقابله کنید و آیا می توانید کارهای بیشتری اضافه کنید.

به جای اولویت بندی معمول، موارد برنامه را با تاریخ و زمان دقیق تشکیل دهید - به خصوص در مورد مهمترین کارها. این باعث می شود که احساس فوریت داشته باشید و شما می توانید آنها را تا یک نقطه مشخص تکمیل کنید.

هر کار را ارزیابی کنید

اگر نحوه گذراندن هر روز خود را تجزیه و تحلیل نکنید، به احتمال زیاد بیشتر آن را هدر می دهید.

یکی از قوانین مهم بهره وری این است که اجازه ندهید یک کار بیش از آنچه نیاز است طول بکشد.

برای مدیریت موثر زمان، تنها دانستن آنچه باید انجام شود کافی نیست. باید در نظر بگیرید که چقدر طول می کشد. بهتر است به جای برنامه ریزی کارها به ترتیب اهمیت ساده و بدون مهلت مشخص، بگویید: «امروز فقط 40 دقیقه برای انجام این کار وقت دارم».

تخمینی از مدت زمان تکمیل هر مورد را به لیست کارهای خود اضافه کنید. سعی کنید هر دقیقه از ساعت 8 صبح تا 5 بعد از ظهر برنامه ریزی کنید. از قبل تعیین کنید که چه زمانی وقفه وجود دارد. برای بررسی اعلان ها، ایمیل ها و رسانه های اجتماعی برنامه ریزی کنید.

ممکن است به نظر برسد که این فعالیت فقط اتلاف وقت است.اما در واقعیت، نواری را تعیین می کند که شما سعی می کنید با آن روبرو شوید. در نتیجه خواهید دید که تمرکزتان بهتر شده است.

پیگیری میزان زمانی که برای کارها صرف می کنید می تواند یک کشف واقعی برای شما باشد. این سبک کار شما را مشخص می کند و می تواند آن را بهبود بخشد. همچنین به شما کمک می کند بفهمید در چه زمانی از روز کم و بیش موثر هستید.

اندازه گیری اولین قدم مورد نیاز برای نظارت و در نهایت بهبود عملکرد است. اگر نتوانید چیزی را اندازه گیری کنید، نمی توانید آن را درک کنید. اگر چیزی را نتوانید درک کنید، نمی توانید آن را کنترل کنید. و اگر نتوانید آن را کنترل کنید، قطعاً نمی توانید آن را بهبود ببخشید.

جیمز هرینگتون کارآفرین، کارشناس مدیریت فرآیند

زمان خود را تجزیه و تحلیل کنید، سپس می توانید آن را به درستی تخصیص دهید.

جدول زمانی

برنامه برنامه ریز روز یا برنامه زمان بندی خود را باز کنید و ضرب الاجل ها را به لیست وظایف خود اضافه کنید. برای هر کدام یک سطح اولویت تعیین کنید.

و برای اینکه بفهمید چه چیزی ارزش صرف وقت بیشتر را دارد، به چند سوال پاسخ دهید:

• چه کارهایی کمتر از 20 دقیقه طول می کشد؟
• چه کارهایی بیش از یک ساعت طول می کشد؟
• بهترین کار در صبح که بیشترین انرژی را دارید چیست؟

حالا به جای «تکمیل پروژه طراحی» بنویسید «پروژه طراحی را در دو ساعت تکمیل کنید». حتی اگر وقت ندارید آن را به پایان برسانید، حداقل از زمین خارج خواهید شد بدون اینکه تمام روز را صرف آن کنید.

اگر هدفی ندارید که کار را در تاریخ مشخصی انجام دهید، برنامه ریزی کنید که هر روز مدت زمان مشخصی را برای آن صرف کنید. و سپس به سراغ چیزهای به همان اندازه مهم بروید. به این ترتیب می توانید به تدریج از شر کارهای بزرگ خلاص شوید.

کارهای بزرگ را به کارهای کوچکتر تقسیم کنید

برخی از کارها ممکن است ساعت ها یا حتی روزها طول بکشد. اگر پروژه بزرگی در پیش دارید، چند دقیقه به آن فکر کنید. از چه قسمت هایی تشکیل شده است؟ چقدر تلاش می کند و چقدر طول می کشد؟ آن را بنویسید.

در مرحله بعد، پروژه را به چند کار با یک مهلت مشخص تقسیم کنید و آنها را یکی یکی حل کنید تا تکمیل شود. هرچه اقدامات کوچک بیشتری انجام دهید، انجام پذیرتر به نظر می رسند.

وقتی مقدار غیرقابل دسترس کار به چیزی کوچک تبدیل می شود، مغز بر روی کاری که هم اکنون باید انجام شود تمرکز می کند - روی یک کار خاص و یک هدف کوچک. بنابراین بهتر است اسپرینت های 40-60 دقیقه ای را با استراحت های کوتاه ترتیب دهید.

در یک زمان روی یک کار کار کنید

توجه کامل خود را به آن معطوف کنید، و سپس قادر خواهید بود تا حد امکان مؤثر باشید.

مارک مورفی از فوربس توضیح می دهد: "وقتی افراد می توانند از وقفه در کار خودداری کنند، 67 درصد احتمال دارد که این تصور را داشته باشند که "امروز روز بسیار پرباری بود."

واقعا منطقی است که یک ساعت بدون حواس پرتی روی یک کار کار کنید. اما ممکن است دشوار باشد، به خصوص اگر دائماً نوتیفیکیشن دریافت می کنید یا مجبور هستید به سؤالات همکاران پاسخ دهید.

به عنوان مثال، تکنیک پومودورو به تمرکز روی کار کمک می کند. این شامل 25 دقیقه سرعت کاری با وقفه های کوتاه 5 دقیقه ای است. پس از چندین چنین رویکرد، می توانید کاملاً استراحت کنید.

این روش جهانی نیست: مدت زمان تمرکز و سبک کار برای همه متفاوت است. بنابراین تکنیک های مختلف مدیریت زمان را امتحان کنید و به روشی که شخصاً برای شما مناسب است پایبند باشید.

برای مثال، اگر صبح‌ها بازدهی بیشتری دارید، کارهایی را که زمان بیشتری می‌برند به تعویق بیندازید. این به شما کمک می کند تا سازماندهی بیشتری داشته باشید و بیشتر به دست آورید.