چرا لیست وظایف کار نمی کند و در مورد آن چه باید کرد

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

در اینجا چند نکته در مورد چگونگی تبدیل "بدن" خود از یک دفترچه یادداشت ساده به ابزاری قدرتمند برای تصمیم گیری، برنامه ریزی و تجزیه و تحلیل پیشرفت وظایف محول شده آورده شده است.

مدیریت لیست کارها نمی تواند ساده تر باشد. من امورم را در یک ستون نوشتم، و بعد شما فقط آن را بردارید و همانطور که انجام می دهید خط بکشید. چه چیز دیگری می توانید فکر کنید؟

با این حال، اگر به تعداد اپلیکیشن‌های مختلف دسکتاپ، موبایل و وب که این مفهوم را پیاده‌سازی می‌کنند نگاه کنید، مشخص می‌شود که همه چیز اصلاً به این سادگی نیست. با وجود همه ابزارها و عملکردهای مختلف، لیست وظایف هنوز کار نمی کند! شاید شما فقط نمی دانید چگونه از آنها استفاده کنید؟

همه افراد از لحظه‌ای که احساس می‌کنند روال روزانه‌شان در حال تبدیل شدن به هرج و مرج است، شروع به استفاده از مدیران وظیفه می‌کنند. آنها شروع به فراموش کردن چیزهای مهم می کنند، ترتیب کارها و تکالیف را اشتباه می گیرند، همکاران خود را ناامید می کنند و برای قرار ملاقات دیر می آیند. در چنین لحظه ای انسان به سلیقه خود "تودوشکا" را انتخاب می کند و سعی می کند سازماندهی را وارد زندگی خود کند. و به عنوان یک قاعده، در ابتدا موفق می شود. اما مدتی می گذرد و لیست کارها از کار می افتند و آشفتگی اصلی به زندگی بازمی گردد.

چرا این اتفاق می افتد؟

نکته اینجاست که مدیران وظیفه فقط یک ابزار هستند. که باید به درستی تنظیم شود تا به خوبی کار کند. و در اینجا چند نکته در مورد نحوه انجام آن وجود دارد.

1. به اشتراک بگذارید

به هیچ وجه نباید همه چیزهای بزرگ و کوچک خود را در یک لیست بزرگ و طولانی بیاندازید. هیچ چیز افسرده‌کننده‌تر از این نیست که فهرست کارهایتان را با ده‌ها مورد در نظر بگیرید. در این حالت، احتمال رسیدن به انتهای لیست به صفر می‌رسد. مطالعات مختلف بهره وری به طور کلی نشان می دهد که تعداد وظایف شما در یک برگه نباید از 7-8 قطعه تجاوز کند. بنابراین، لیست وظایف را بر اساس طبقه بندی، پروژه، موضوع، فوریت و سایر معیارها جدا کنید.

2. ضرب الاجل اضافه کنید

طبق قانون پارکینسون، کار همیشه به اندازه‌ای که به آن می‌دهید زمان می‌برد. بنابراین، حفظ فهرستی از وظایف تنها زمانی معنا پیدا می کند که زمان تقریبی اجرا را در کنار هر مورد بنویسید. بله، در واقعیت، ممکن است انحرافاتی وجود داشته باشد. بله، در برخی روزها همه چیز خراب می شود، اما بیشتر اوقات این روش جواب می دهد. با گذاشتن زمان تقریبی برای انجام یک کار خاص، ناخودآگاه تلاش خواهید کرد تا با آن مطابقت داشته باشید و این به طور اساسی قوانین بازی را تغییر می دهد. آن را امتحان کنید و از اینکه لیست کارهایتان چقدر قدرتمند می شود شگفت زده خواهید شد.

3. اولویت بندی کنید

این نکته ساده و سرراست است. ما قبل از هر چیز کارهای مهم، کوچک و غیر فوری را انجام می دهیم - اگر وقت داشته باشیم. تنها چیزی که باقی می ماند این است که لیست خود را اولویت بندی کنید و آن را به درستی انجام دهید. از این گذشته، موارد بسیار فوری، اما برای شما کاملاً بی اهمیت هستند. و برعکس این اتفاق می افتد. بنابراین اولویت بندی زیر را به شما پیشنهاد می کنیم:

• امور مهم و فوری؛
• مهم اما نه فوری؛
• فوری، اما نه خیلی مهم؛
• فوری و بی اهمیت نیست

4. ارزیابی کنید

و آخرین قانون در این لیست، اما نه کم اهمیت ترین، نیاز به تجزیه و تحلیل و ارزیابی تحقق لیست شما است. به دنبال پنهان کردن فوری و فراموش کردن کار تکمیل شده برای همیشه نباشید. سعی کنید در پایان هر هفته چند ساعت و شاید حتی یک روز کامل را در پایان ماه به حساب خود اختصاص دهید. عناصر خط خورده را از بایگانی بردارید و ارزیابی کنید که چه چیزی باعث اجرای آنها شده است.

• چقدر خوب و سریع کار خود را انجام دادید؟
• آیا می شد آن را بهتر ساخت یا شاید اصلاً ارزشش را نداشت؟
• چقدر به سمت هدفت پیشرفت کردی؟
• برای یک قدم جلوتر رفتن چه باید کرد؟

پس از پاسخ دادن به این سؤالات و سؤالات مشابه، فهرست شما برای شما معنای کاملاً متفاوتی پیدا می کند. این کتاب از یک دفترچه یادداشت ساده «برای فراموش نکردن چیزی» به ابزاری قدرتمند برای تصمیم‌گیری، برنامه‌ریزی و تحلیل دستاوردها تبدیل می‌شود.