نحوه استفاده بهتر از سیستم GTD

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

لئو بابوتا، نویسنده و وبلاگ نویس توضیح می دهد که چگونه به برنامه ریزی ادامه دهید و از شر هر چیزی که شما را از کارآمدی باز می دارد خلاص شوید.

چرا این سیستم مورد نیاز است

Getting Things Done (GTD) یک سیستم شناخته شده برای انجام کارها توسط دیوید آلن است. هنگام استفاده از آن، کاملاً تمام اطلاعات دریافتی ثبت می شود و به لیست ها تقسیم می شود. هدف این است که کارها را با صرف زمان بیشتر برای چیزهایی که واقعاً مهم هستند انجام دهید.

با سیستم GTD می توانید به موفقیت های بسیار بزرگی دست پیدا کنید. اینجا تنها تعداد کمی از آنها هستند:

• شما کارهای زیادی را انجام می دهید.
• به خودت بیشتر اعتماد می کنی
• کمتر معطل می شوید و کمتر حواس شما پرت می شود.
• آنها بیشتر به شما اعتماد دارند: دیگران می دانند که شما همیشه همه چیز را به پایان می رسانید.
• بیشتر اوقات از شما دعوت به کار می شود زیرا یک رویکرد محکم برای تجارت مورد تقاضا است.
• شما برای بهتر شدن تغییر می کنید - متوجه می شوید که واقعاً چه چیزی برای شما مهم است، کنجکاو می شوید، شروع به یادگیری می کنید، روابط قوی با مردم ایجاد می کنید و از الگوهای قدیمی ادراک خلاص می شوید که مانع شما می شوند.
• شما درآمد بیشتری کسب می کنید.
• شما قادر به ایجاد یک استارتاپ موفق یا ایجاد یک شرکت عالی هستید.
• شما می توانید ایده های خود را در یک کتاب، وبلاگ یا سخنرانی به اشتراک بگذارید.

اما برای به دست آوردن همه این مزایا، باید نحوه استفاده موثر از سیستم را بدانید و بفهمید چه چیزی از آن جلوگیری می کند. لئو بابوتا، نویسنده و نویسنده وبلاگ محبوب Zen Habits، توضیح می دهد که برای این کار چه کاری باید انجام دهید.

نحوه استفاده کارآمدتر از سیستم GTD

دریابید که چه چیزی شما را از کارآمدی باز می دارد

عادت به تعویق انداختن شما برای نزدیک شدن به کار به دلیل پیچیدگی آن مردد هستید: یا احساس می کنید که نمی توانید با آن کنار بیایید یا اصلا آن را درک نکرده اید. این تعلل است.

عادت حواس پرتی. شما موفق شدید شروع کنید، اما بلافاصله به کار دیگری تغییر می کنید. همان تردیدها و عدم قطعیت ها شما را به تعویق انداختن آن به نفع یک تمرین آسان تر یا شروع به کشتن زمان می کند. این تغییر مداوم منجر به از دست دادن تمرکز می شود. در عین حال، به نظر می رسد که شما بی نهایت مشغول خواهید بود.

کمال گرایی. شما نمی توانید برای مدت طولانی دست به کار شوید، زیرا اکنون زمان مناسبی برای آن نیست. یا تکمیل آن را به تعویق انداختید زیرا کامل نبود.

به عنوان مثال، شما می خواهید یک وبلاگ راه اندازی کنید، اما این کار را نمی کنید، زیرا تا زمانی که بستر و موضوع مناسبی برای آن پیدا نکنید، زمان آزاد کافی ندارید و هنوز لیستی از ایده های عالی ندارید. یا مقاله ای نوشتید و آن را منتشر نکردید زیرا مطالب هنوز باید نهایی شود - در واقع، شما به سادگی جرات نمی کنید.

محیط. مردم برنامه های شما را خنثی می کنند، کاری را به موقع انجام ندهید، همه چیز را پیچیده می کنند، خراب می کنند، شکایت می کنند و آزار می دهند. و با تکیه بر افراد دیگر، گاهی اوقات رسیدن به اهداف دشوار است. اغلب اوقات، این فقط بهانه ای برای خودتان است.

حواس پرتی. اینها افراد، هر رویداد، مشکلات هستند. آنها در کار شما دخالت می کنند. چیزی که می توانید کنترل کنید، برخی را نمی توانید.

خستگی. شما خسته، گرسنه، خسته، گیج یا بی حوصله هستید. چنین مشکلاتی مانع تمرکز و انجام کارها می شود.

در این مورد، شما فقط نیاز به شارژ مجدد دارید: چرت بزنید، پیاده روی کنید، مدیتیشن کنید.

یا کارهایی را انجام دهید که به انرژی زیادی نیاز ندارند: نامه های خود را مرتب کنید، کارهای اداری را انجام دهید. اگر خستگی برای مدت طولانی مشاهده شده است، رژیم غذایی و خواب خود را مرور کنید.

ترس، تردید، احساس درماندگی و شک به خود. آنها در قلب اکثر موانع ذکر شده در بالا قرار دارند.

مشخص کنید برای کارآمدتر کار کردن چه چیزهایی را از دست می دهید

نقاط انتخاب شده راه حلی برای مشکلات ذکر شده در بالا خواهد بود.

توانایی اولویت بندی اگر بیشتر وقت خود را به کارهای مهم اختصاص دهید، می توانید به موفقیت برسید. وقتی مشغول فعالیت‌های غیرضروری هستید یا دائماً بین فعالیت‌ها جابه‌جا می‌شوید، تأثیر کمتری دارید. شما باید یک مشکل مهم را انتخاب کنید و فقط روی آن تمرکز کنید.

به تدریج، یاد خواهید گرفت که تشخیص دهید کدام کارها و پروژه ها برای شما ارزش زیادی دارند. آیا پاسخ دادن به پیام ها مهم تر از نوشتن مقاله است؟ چه چیزی برای شغل، شادی، سلامتی شما مفیدتر است؟

توانایی راه اندازی صحیح کسب و کار. یکی از رایج ترین و دردناک ترین مشکلاتی که مانع رسیدن به هدف می شود، تمایل به تعلل است. بنابراین، مهمترین چیز در تکمیل کارها شروع کار است.

روی اولین و کوچکترین قدم تمرکز کنید. تا حد امکان کوچک. محیطی ایجاد کنید که شروع را آسان تر کند. به عنوان مثال، زمانی که خود لئو می خواست عادت دویدن را در خود ایجاد کند، فقط روی پوشیدن کفش های کتانی خود و خروج از خانه تمرکز می کرد.

کار اسپرینت. این رویکرد به شما کمک می کند تا با چند کار و حواس پرتی کنار بیایید. این تکنیک پومودورو نیز نامیده می شود. این بر اساس تقسیم کار به فواصل کوتاه 15-25 دقیقه ای (دوی سرعت) است، که در طی آن شما باید فقط روی یک کار تمرکز کنید، بدون اینکه حواس شما به چیز دیگری پرت شود.

پس از آن یک استراحت کوتاه دنبال می شود و پس از آن یک سرعت جدید را شروع می کنید. اگر هرگز از این روش استفاده نکرده‌اید، می‌توانید روزی چند بخش کاری ترتیب دهید و پس از یک هفته، به تدریج تعداد آنها را افزایش دهید.

مدیریت لیست وظایف به تمرکز و کنار آمدن با همه چیز برنامه ریزی شده کمک می کند. اما سعی کنید زیاد پیچیده نشوید. یک برنامه برنامه ریز ساده پیدا کنید، همه کارهایی را که باید در آینده نزدیک انجام دهید، بنویسید، و هر روز انتخاب کنید که روی کدام کارها تمرکز کنید.

سه کار مهم و سه کار جزئی را برای روز برنامه ریزی کنید - این تعداد ممکن است بسته به طول روز کاری شما، پیچیدگی کارها و سرعت تکمیل آنها تغییر کند.

توانایی پذیرش اشتباهات کمال گرایی مانع از انجام کارها می شود. بنابراین، آنقدر نگران کمال کار خود نباشید، بلکه نگران تکمیل آن باشید. به قانون "پیش نویس اول شوم" توسط نویسنده آن لاموت پایبند باشید.

او متقاعد شده است که تنها راه برای شروع خوب نوشتن (و اصلاً شروع به انجام آن) ترسیم یک پیش نویس ضعیف و بی فایده است. پس از مدتی به نتیجه بر می گردید و آن را جلا می دهید.

کار در حالت عدم قطعیت ترس ها و مشکلات اغلب شما را آزار می دهند. بنابراین، یادگیری نحوه کار در شرایط عدم اطمینان بسیار مفید است: کنترل خود را حفظ کنید، از وظایف و تجربیات درونی پنهان نشوید و شکایت نکنید.

برای انجام این کار، هر بار که متوجه چنین چیزی در پشت خود شدید، همه چیز را کنار بگذارید و سعی کنید حالت خود را احساس کنید. قبول کن. به احساسات فیزیکی خود توجه کنید. مطمئن شوید که ناامنی و ناراحتی مشکلی ندارد. یاد بگیرید قدر لحظات را همانطور که هستند بدانید.

امکان دیدن تصویر بزرگ. تمرکز کامل روی یک کار یک چیز است و اینکه بتوانید به طور کلی به موقعیت نگاه کنید، چیز دیگری است. تجزیه و تحلیل کلی از وضعیت باید در صبح و عصر و همچنین چند بار در طول روز انجام شود - در صورت نیاز به تنظیم برنامه اقدام.

همه ما در مواقعی حواسمان پرت می‌شود، قطع می‌شود و با مشکلات پیش‌بینی‌نشده‌ای مواجه می‌شویم. برای بهره وری، باید یاد بگیرید که در صورت نیاز تمرکز خود را تغییر دهید.

توانایی مسئولیت پذیری. اول از همه، این بدان معناست که دیگران را برای تمام مشکلاتی که در راه رسیدن به هدف خود با آن روبرو هستید، سرزنش نکنید. مسئولیت کامل بخشی از کار خود را بپذیرید.

رهبر باشید - ابتکار عمل را نشان دهید، موفقیت کل تیم را دنبال کنید، حتی اگر یک زیردستان ساده در آن باشید.

ارتباط باز به گونه ای که همه به وضوح مسئولیت ها و حدود خود و همچنین عواقب عدم رعایت را درک می کنند. این به ایجاد ساختاری کمک می کند که در آن همه افراد درگیر بتوانند راحت تر و کارآمدتر کار کنند. سعی کنید با مردم علیرغم تمام معایبشان صمیمانه و مثبت رفتار کنید.

توانایی برنامه ریزی. فراوانی وظایف در دفتر خاطرات به هیچ وجه به دستیابی به هدف کمک نمی کند. در عوض، بهتر است با پاسخ دادن به سؤالات ساده، فهرستی حداقلی تهیه کنید. چگونه روز را برای انجام کارهای مهم شروع کنیم؟ چگونه دوی سرعت را اجرا کنیم تا کسی حواس شما را پرت نکند؟ شما باید مسئولیت چه چیزی را بپذیرید؟ چه زمانی ارزش برداشتن نامه خود را دارد؟ چه ساعتی باید جلسات را برنامه ریزی کنم؟ روز خود را چگونه ارزیابی می کنید؟

پاسخ ها به شما کمک می کند روز خود را برنامه ریزی کنید. برای کامل بودن آن تلاش نکنید. با تجزیه و تحلیل آنچه اتفاق می افتد، به مرور زمان بهترین گزینه را پیدا خواهید کرد.

بهبود را از کجا شروع کنیم

یک برنامه ساده بسازید. اصلاً لازم نیست که سعی کنید به یکباره بر تمام مهارت های از دست رفته تسلط داشته باشید. برای شروع، بهتر است روی چهار مورد اول تمرکز کنید که به صورت روزانه تمرین خواهید کرد:

• اولویت بندی و تعریف وظایف برای روز.
• کار اسپرینت.
• مدیتیشن - زمانی که احساس ترس، عدم اطمینان یا ناامنی می کنید.
• تجزیه و تحلیل در پایان روز و تجدید نظر در طرح.

توجه داشته باشید که چه کاری و چگونه انجام خواهید داد. برنامه به دست آمده را به کسی که می شناسید نشان دهید و به مدت یک هفته هر روز به او گزارش دهید. هر هفته قول دهید موفقیت‌ها، چالش‌ها و نحوه آماده‌سازی خود را برای شروع یک دوره هفت روزه جدید به اشتراک بگذارید.

هر شب 10 دقیقه وقت بگذارید و مرور کنید که روز شما چگونه گذشت و آیا تمام نکات برنامه خود را تکمیل کرده اید یا خیر. بنویسید چه اتفاقی افتاد، چه چیزی مانع شد، چگونه می توانید حرکت رو به جلو را تسریع کنید.

با گذشت زمان، دوی سرعت، مدیتیشن و سایر مهارت ها برای شما آسان تر می شود. سپس با بهبود تدریجی سیستم خود شروع به یادگیری رویکردهای جدید و مؤثر کنید. نکته اصلی این است که تمرین را به خاطر بسپارید.