چرا سیستم های GTD اغلب شکست می خورند؟

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

عکس ©

اگر از آنچه فکر می‌کنید بهترین سیستم GTD است استفاده می‌کنید، اما نتایج را نمی‌بینید، بعید است که مشکل مربوط به سیستم باشد، بلکه مشکل از این باور است که یک لیست کاملاً ساختاریافته به شما این امکان را می‌دهد که انجام دهید. 10 برابر بیشتر از همکارانتان کار می کنید. هیچ روشی برای افزایش بهره وری برای شما موثر نیست مگر اینکه شروع به تفکر واقع بینانه کنید. در مقاله در مورد این صحبت خواهیم کرد.

انجام "همه کار" در یک روز غیرممکن است

هر روز کارهای زیادی دارید که باید امروز انجام دهید. به نظر می رسد درک می کنید که انجام همه کارها به یکباره غیرممکن است، اما با این وجود، با پشتکار غبطه انگیز، سعی می کنید خلاف آن را ثابت کنید، که در نهایت به این احساس منجر می شود که تمام روز مانند سنجاب در چرخ می چرخید، اما وقت نکردم کاری انجام بدم اجتناب از این احساس آسان است - باید اولویت بندی کنید. تصمیم بگیرید که واقعاً امروز چه کاری باید انجام شود و چه کاری ممکن است تا فردا منتظر بماند. پس از تکمیل یک لیست کوچک از وظایف در یک روز، پیشرفت را احساس خواهید کرد، به این معنی که روز بعد با اشتیاق زیادی به کار خود می پردازید.

احتمالاً قبلاً فکر کرده اید که در واقع اولویت بندی دشوار است. همیشه نمی توان فهمید که کدام کسب و کار امروزه اهمیت بیشتری دارد. وبلاگ نویس معروف Ze Frank در وبلاگ ویدیویی خود این توصیه را می کند: لیستی از تمام مواردی که باید تکمیل شوند بنویسید، سپس شروع به خواندن لیست از آخر کنید و به احساسات درونی خود گوش دهید. اگر متوجه شدید که این نکته واقعاً مهم است، آن را رها کنید؛ اگر حتی کوچکترین شکی وجود داشت، بی رحمانه آن را خط بزنید. کارهای باقی مانده را از اولین کار در لیست شروع کنید.

به یاد داشته باشید که 24 ساعت در روز وجود دارد، شما در این زمان محدود هستید. با برنامه ریزی بیش از حد، تا عصر ناامید خواهید شد که دوباره وقت ندارید. برعکس، بهتر است هدفی خیلی ساده برای خود تعیین کنید که قطعاً با آن کنار می آیید. و سپس چند کار اضافی انجام دهید. در پایان روز احساس برنده شدن خواهید داشت، زیرا علاوه بر کارهای ضروری، موفق به انجام کار دیگری نیز شده اید.

چندوظیفه ای را فراموش کنید و روی یک چیز تمرکز کنید

انجام چند کار برای یک فرد بسیار سخت است، اما با این وجود، بسیاری از افراد دوست دارند این کار را انجام دهند، زیرا به این ترتیب احساس فعالی و بهره وری بیشتری می کنند. هر پنج دقیقه، ممکن است برخی از فعالیت‌ها را برای پاسخگویی از طریق تلفن یا ایمیل قطع کنیم. چندوظیفه بودن تا حد زیادی حواس ما را پرت می کند و دلیل آن این است: هر بار که توجه خود را از یک کار به کار دیگر تغییر دهید، سپس به طرز دردناکی به اولین کار باز می گردید و به یاد می آورید که کجا کار را ترک کرده اید.

در دنیای ایده‌آل، ما می‌توانیم به طور کامل از چندوظیفه بودن کنار بگذاریم، اما در دنیای واقعی، موقعیت‌هایی پیش می‌آیند که اجتناب از آن غیرممکن است. در این مورد، ارزش مصالحه را دارد، به عنوان مثال، از تکنیک "برنامه ریزی گوجه فرنگی" استفاده کنید، زمانی که به مدت 25 دقیقه منحصراً روی یک کار تمرکز می کنید و اجازه نمی دهید حواس خود را پرت کنید.

روی یک کار کار کنید و بعد از 25 دقیقه، لیست را اصلاح کنید و مورد بعدی را که در حال حاضر به توجه فوری شما نیاز دارد، انتخاب کنید. این به شما این امکان را می دهد که چند کار را انجام دهید اما روی کار در حال انجام متمرکز بمانید.

نکات بهره وری را هوشمندانه انتخاب و به کار ببرید

مقالات زیادی در مورد بهره وری و کارایی نوشته شده است، تکنیک ها و هک های جدید بی وقفه ظاهر می شوند، اما هیچ کدام از اینها به شما کمک نمی کند مگر اینکه مشکلاتی را که در بالا توضیح داده شد حل کنید. و حتی پس از حل آنها، باید یاد بگیرید که چگونه به درستی و در جای خود سیستم GTD را اعمال کنید.

همانطور که قبلاً در یکی از پست های ما ذکر شد، اگر کاری که انجام می دهید برای شما مهم است، نیازی به سیستم، لیست و یادآوری ندارید. به خاطر داشتن کارهایی که باید انجام دهید برای شما سخت نخواهد بود.اگر مشکلی که حل می‌کنید جهانی است، احتمالاً با نوشتن فهرستی از کارها آن را به بخش‌هایی تقسیم می‌کنید، اما بدون فکر این کار را انجام دهید: "اوه، من از GTD استفاده می‌کنم!" بنابراین سیستم های GTD و سایر نکات بهره وری برای چیست؟ برای انجام کارهای معمول و خسته کننده به موقع: پرداخت قبوض، برقراری تماس، گزارش. این همان چیزی است که با تمام وجودت آرزو می کنی به "فردا" موکول کنی که هرگز نخواهد آمد.

با این حال، هر سیستم بهره وری نباید کورکورانه اعمال شود، ابتدا باید به این فکر کنید که چگونه می توانید آن را برای خود "تیز کنید" تا از آن حداکثر استفاده را ببرید. سیستم‌های GTD یک عصای جادویی نیستند که با رعایت دقیق دستورالعمل‌ها به کار گرفته شوند، بلکه ابزاری هستند که باید با یادگیری در مورد خودتان و نحوه کارتان به خوبی تنظیم شوند تا در پایان روز احساس رضایت کنید.