"0 ورودی" - یک سیستم واضح برای حفظ صندوق ورودی صفر

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

با خواندن این مقاله سلطان ایمیل ها خواهید شد. صادقانه.

برای بسیاری، ایمیل هنوز یک ابزار کاری بی‌رقیب و رنج روزانه است. شخصی هفت نامه دریافتی دارد، و او اکنون آنها را سریع مرتب می کند. یک نفر 46 ورودی دارد، اما او آنها را در یک روز رنک می کند، زیرا به آن عادت کرده است. برای هر فرد آستانه مشخصی برای تعداد ایمیل های دریافتی در روز وجود دارد که می تواند بدون تاخیر در پردازش روز بعد و بر این اساس بدون ایجاد انسداد در صندوق پست الکترونیکی با آن کنار بیاید. شما می توانید این آستانه را "طبیعی" بنامید.

اگر تعداد ایمیل‌ها بیش از آن چیزی است که یک شخص می‌تواند پردازش کند، باید رویکرد خود را به مدیریت ایمیل تغییر دهید. این باعث افزایش آستانه به مقدار مورد نیاز در یک مورد خاص می شود. آیا نیاز به مدیریت 100 ایمیل در روز دارید؟ این بدان معنی است که شما می توانید 100 کار انجام دهید، فقط در هنگام کار با نامه از روش صحیح استفاده کنید. کدام یک؟ حالا بهت بگیم

تنها شاخصی که نشان می‌دهد یک شخص می‌تواند از عهده نامه‌ها برآید، صفر بودن نامه‌های دریافتی در پایان روز کاری است. اصل کلیدی پردازش شایسته پیام های دریافتی، درک نوع نامه ای است که پیش روی شماست. ابتدا باید یاد بگیرید که چگونه حروف را به وضوح طبقه بندی کنید و بدانید که با هر نوع چه کاری باید انجام دهید.

تمام ایمیل های دریافتی را می توان به هفت دسته تقسیم کرد:

1. نه باید جواب بدی نه باید بخونی. دو راه برای چنین نامه هایی وجود دارد: بایگانی یا حذف. اگر خبرنامه دیگری دریافت کردید که هرگز آن را نخوانده اید، به خودتان لطف کنید - لغو اشتراک کنید. یک اقدام در ازای خلاص شدن از شر ده ها ایمیل از این دست در آینده. می خواهیم یاد بگیریم چگونه با جریان حروف در یک روز کنار بیاییم؟ کنترل جریان کمتر آسان تر است. از دست دادن چیزی مهم نترسید. اطلاعات واقعا ضروری به روش دیگری به دست شما می رسد و حداقل یک بار دیگر در مقابل شما ظاهر می شود.
2. با فایل های پیوست شده اینها می توانند اعلان هایی در مورد نیاز به پرداخت برای چیزی یا اطلاعات برای کار فعلی یا آینده باشند. ایجاد پوشه های جداگانه برای چنین نامه هایی مفید است، اما بدون تعصب. تعداد پوشه ها زیاد است؟ ساده کردن. برای اینکه بعداً چیزی را که نیاز دارید پیدا کنید، به هزار پوشه نیاز ندارید، بلکه به توانایی استفاده از توابع جستجوی ارسال کننده نیاز دارید.
3. به میل خود پاسخ دهید. به نظر می رسد که پاسخ اختیاری است، اما گاهی اوقات ادب مفید است. در اینجا منحصراً با توجه به موقعیت عمل کنید.
4. با فاصله زمانی برای آشنایی. خواندن جالب است، اما ضروری نیست. سعی کنید تا حد امکان ایمیل ها را در این دسته و دسته قبلی دسته بندی کنید. این کلید مدیریت موثر نامه است.
5. امروز باید جواب بدم همه چیز در اینجا ساده است: بگیرید و پاسخ دهید یا اکنون، اگر چیزی بسیار فوری است، یا در پایان روز کاری.
6. باید جواب بدم اما امروز نه. زیبایی ایمیل در این است که چت یا تلفن نیست. هیچکس انتظار ندارد و نباید انتظار پاسخ سریع از طریق ایمیل را داشته باشد، اگر این در سرفصل نامه ذکر نشده باشد. اگر روز خاصی به عنوان آخرین مهلت برای پاسخ نامگذاری شده است، یا خودتان می دانید و درک می کنید که چه مدت به پاسخ نیاز دارید، چنین حروفی را در پوشه مناسب قرار دهید. به عنوان مثال، "پاسخ روز دوشنبه"، "پاسخ در روز سه شنبه" و غیره. اکنون یک چک لیست برای خود ایجاد کنید که حاوی عبارت "در صبح، پردازش نامه‌ها برای امروز به تعویق افتاد." همچنین ابزارهای اتوماسیون تخصصی برای چنین اهدافی وجود دارد: برای Gmail و.
7. نامه نامفهوم حروفی هستند که دسته بندی آنها دشوار است. خود را با تأملات عذاب ندهید و با خود موافقت کنید که چنین نامه هایی را در یکی از دسته بندی های ذکر شده در بالا طبقه بندی کنید.

بر اساس این طبقه بندی، ما به پوشه هایی برای دسته های 2، 3، 4 و 6 نیاز داریم.

قوانینی برای پردازش ایمیل موثر

• 30 دقیقه در پایان روز کاری خود اختصاص دهید تا صندوق ورودی خود را به صفر برسانید. این موثرتر از تلاش برای پاسخ فوری به هر ایمیل است. مردم چند کار را انجام نمی دهند. حواس پرتی و جابجایی کمتر، کارایی بیشتر.
• با ایمیل های فوری چه کنیم؟ برای خود فاصله زمانی تعیین کنید که صندوق ورودی خود را در طول روز چک کنید. مثلا ساعتی یکبار. صندوق ورودی خود را برای ایمیل‌های مهم اضطراری بررسی کنید و اگر ایمیلی وجود نداشت، به کار خود بازگردید. مزیت پست را به خاطر بسپارید: وسیله ای برای ارتباط فوری نیست. این امکان وجود دارد که مشکل ذکر شده در یکی از ایمیل های غیر فوری بدون مشارکت شما تا پایان روز برطرف شود و یا تا پایان روز اطلاعات بیشتری دریافت کنید که به شما امکان می دهد سریعتر مشکل را حل کنید. و کارآمدتر
• هر زمان که نامه های خود را چک نمی کنید، پست کننده را بسته نگه دارید. اعلان ها را خاموش کنید خود را از تعمق حواس پرت کننده تعداد نامه های دریافتی نجات دهید. حالا شما کار دیگری دارید و زمان پست هنوز فرا نرسیده است. در لحظات تردید در مورد درستی این رویکرد، به یاد داشته باشید: شما در یک نیروگاه هسته ای نیستید، اما حتی اگر آنجا بودید، به هر حال از طریق ایمیل از گرم شدن بیش از حد راکتور مطلع نمی شدید.
• از اصرار خود برای به پایان رساندن روز کاری خود در زمان مقرر برای سرعت بخشیدن به پردازش نامه استفاده کنید. به همین دلیل است که توصیه می شود در پایان روز صندوق ورودی را به صفر برسانید. شما 30 دقیقه فرصت دارید و می خواهید آن را به سرعت تمام کنید. در واقع، به نظر می رسد که این یک نوع بازی است، اما می توانید پردازش ایمیل را به طور هدفمند گیمیفی کنید.
• کوتاه و دقیق باشید.
• مثبت و صمیمی باشید. ایمیل ها می توانند روابط را ایجاد و نابود کنند. به جای حل مسائل واقعاً مهم، گاهی اوقات مردم سعی می کنند تا جایی که ممکن است ظریف و پنهانی طرف مقابل را احمق خطاب کنند و کل متن بر این اساس است. در بیان نگرش مثبت خود به مخاطب با عبارت دلپذیر کوچکی در متن نامه هیچ چیز عجیبی نیست. صمیمیت شما به شما باز خواهد گشت و مکاتبات شما بسیار معنادارتر و موثرتر خواهد شد.
• باید حروف را به ترتیب معکوس جمع کنید. و فقط همینطور. به نظر می رسد منطقی تر است که با حروف قدیمی تر شروع کنیم، اما هدف ما صفر بودن صندوق ورودی است، یعنی تا پایان روز کاری حتی به اولین نامه دریافتی نیز خواهیم رسید. اگر خود را افراط کنید و آخرین نامه‌هایی را که امروز دریافت کرده‌اید برای فردا بگذارید، کل تکنیک کار نمی‌کند. اگر از یک قانون اساسی پیروی نمی کنید، چرا اصلاً می خواهید پستی خوب یاد بگیرید؟ به کار قبلی خود ادامه دهید و رنج بکشید.
• فقط حروف مورد نیاز خود را باز کنید و بقیه را به بایگانی یا برای حذف بفرستید. ما بیش از حد از اشتراک برای چیزهای غیر ضروری استفاده می کنیم (برعکس، اشتراک Lifehacker بسیار ضروری است) و در نتیجه اطلاعات بیشتری از آنچه می توانیم بخوانیم به دست می آوریم. چگونه حروف مورد نظر خود را تشخیص دهیم؟ یک قانون ساده اما بسیار مؤثر وجود دارد: فقط نامه هایی را که شخصاً به شخص خاصی خطاب می شود برای شما باز کنید. بقیه - در یکی از دسته بندی های شرح داده شده در ابتدای مقاله با توجه به وضعیت.
• قالب ها را ایجاد کنید. اغلب، پاسخ‌ها به ایمیل‌ها کاملاً استاندارد هستند، یعنی شما همان چیزی را می‌نویسید. آیا متوجه شده اید که این عبارت را اغلب می نویسید؟ یک الگو برای کپی پیست سریع بسازید یا آن را در خود سرویس ایمیل ایجاد کنید.
• اگر نامه پردازش شده است، و هنوز زمان وجود دارد، پس باید از آن به طور منطقی استفاده کنید. به دسته حروف شماره 3، 4 و 6 می رویم و در آنجا نظم می دهیم.

این آموزش که بر اساس مرتب‌سازی صحیح است، همانطور که می‌بینید، افزودنی عالی به نکات کلی‌تر ایمیل از جف وینر، مدیر عامل لینکدین است. همچنین، 10 نکته ایمیل لئو بابوتا را از دست ندهید. در واقع، راه‌های اضافی زیادی برای استفاده حداکثری از ایمیل شما وجود دارد.تکنیک هایی را که برای شما اعمال می شود امتحان کنید، نتایج را تجزیه و تحلیل کنید و فراموش نکنید که نکات خود را برای بهبود کارایی کار با ایمیل در نظرات بگذارید.