چگونه به سرعت و به راحتی صندوق ورودی جیمیل خود را پاکسازی کنیم

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

مشکل افزایش روزافزون پیام های خوانده نشده در صندوق ورودی، تعداد زیادی از کاربران را آزار می دهد. برای حل آن، ده ها افزونه ایجاد شده و مقالات زیادی در مورد روش استفاده از جی میل نوشته شده است. با این حال، در صورت وجود ابزار کار اثبات شده، اصلاً لازم نیست چیز جدیدی اختراع کنید. در این مقاله، نحوه برخورد با ترافیک ایمیل را با استفاده از سیستم میانبر جیمیل به شما نشان خواهم داد.

برچسب‌های Gmail برچسب‌های سفارشی هستند که می‌توانید از آنها برای دسته‌بندی ایمیل‌ها استفاده کنید. در عین حال، برخلاف پوشه ها، یک حرف می تواند چندین برچسب داشته باشد، یعنی یک حرف می تواند به طور همزمان در چندین دسته باشد.

یکی از دلایل سرریز شدن تدریجی صندوق ورودی این است که بسیاری از کاربران از آن برای ذخیره تمام نامه هایی که به صندوق ورودی آنها می افتد استفاده می کنند. در همان زمان، تجزیه نامه ها با جدیدترین حروف شروع می شود، بنابراین پیام هایی که در پایین صندوق پست شما قرار دارند ممکن است هرگز به چشم شما نرسند.

سیستم برچسب هایی که من استفاده می کنم به من اجازه می دهد تا حروف را نه بر اساس زمان رسیدن آنها، بلکه بر اساس اهمیت آنها پردازش کنم. شما به راحتی می‌توانید همه ایمیل‌ها را در دسته‌هایی از اقدامات مورد نظر طبقه‌بندی کنید و زمان خود را به چیزهای واقعاً مهم اختصاص دهید، نه به تبلیغات ناخواسته. برای این کار فقط باید پنج برچسب جدید ایجاد کنید.

• "! فوری!". نامه هایی که نیاز به اقدام فوری دارند در این دسته قرار می گیرند. این برچسب در وهله اول نیاز به توجه دارد، زیرا ایمیل های علامت گذاری شده با آن باید بلافاصله پردازش شوند.
• "برنامه ریزی شده." با این برچسب آن دسته از حروفی را که از شما می خواهند در آینده قابل پیش بینی اقدام کنید و تاریخ مشخصی دارند علامت بزنید. به عنوان مثال، یادآوری برای پرداخت هزینه میزبانی به زودی یا اعلان جلسه آینده.
• "پاسخ دادن". این دسته تمام ایمیل هایی را که می خواهید به آنها پاسخ دهید جمع آوری می کند، اما هیچ محدودیت زمانی برای پاسخ شما وجود ندارد. بدیهی است که با فرا رسیدن زمان، این نامه پردازش خواهد شد.
• "در انتظار". گاهی اوقات موقعیت هایی پیش می آید که یک تجارت یا پروژه ای که در مکاتبات پستی خود در مورد آن بحث کرده اید، همانطور که می گویند، منجمد می شود. یعنی هر کاری که به شما بستگی دارد را انجام داده اید و اکنون فقط منتظر پاسخ یا دستور بعدی هستید. نامه هایی که در حال حاضر نیازی به مشارکت فعال شما ندارند، اما همچنان مهم هستند، ما با این برچسب علامت گذاری می کنیم.
• "ساخته شده". این یک برچسب برای موارد تکمیل شده و مشکلات حل شده است. در اصل، می توان بلافاصله چنین مکاتباتی را بایگانی کرد، اما هنوز هم بهتر است به طور موقت آن را در یک بابا جداگانه قرار دهید. این به شما امکان می دهد در پایان هفته کاری از عزت نفس خود لذت ببرید و همچنین به عنوان ماده ای برای تجزیه و تحلیل بهره وری شما عمل خواهد کرد.

بنابراین، تجزیه اولیه مکاتبات در Gmail به یک نگاه سریع به سرفصل ها یا محتوا و دسته بندی همه ایمیل ها ختم می شود. زمان کمتری نسبت به پردازش متوالی هر حرف از شما خواهد گرفت، بنابراین خیلی زود صندوق ورودی شما کاملا خالی خواهد شد.

هنگامی که این اتفاق افتاد، می توانید به "! فوری!" و با حروفی که واقعاً بیشترین اهمیت را دارند مقابله کنید. وقتی به این مقوله اولویت‌بندی پرداختیم، به سراغ دسته کارهایی که قبلاً برنامه‌ریزی شده‌اند می‌رویم و کارهایی را انجام می‌دهیم که منقضی شده‌اند. اگر پس از آن هنوز زمان دارید، پوشه را با حروف ثانویه باز کنید که منتظر پاسخ هستند. این فرآیند، به عنوان یک قاعده، نیازی به تلاش و توجه ویژه ندارد، بنابراین می توان آن را در پایان روز کاری انجام داد. خوب، حروف با برچسب "انجام شد" را می توان هفته ای یک بار هنگام جمع بندی نتایج تحسین کرد.

بنابراین، با کمک این مراحل ساده، همیشه می توانید به موارد مهم توجه کافی داشته باشید و آن را در مکاتبات خالی هدر ندهید.صندوق پستی شما همیشه خالی خواهد ماند و دیگر هرگز یک حرف را در هرج و مرج و سردرگمی هزاران نامه نادیده گم نخواهید کرد.

آیا از برچسب های جیمیل برای مرتب کردن نامه های خود استفاده می کنید؟