5 مرحله آسان برای تمیز کردن صندوق ورودی

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

اگر از جمع‌آوری نامه‌های خود خسته شده‌اید و نمی‌توانید بدون ترس به صندوق ورودی خود نگاه کنید، شاید باید اقدامات اساسی اما منظم برای مبارزه با جریان رو به رشد نامه‌ها را امتحان کنید؟

1. در هر موقعیت نامشخص، نامه های خود را مرتب کنید

صف در صندوق سوپرمارکت، در پمپ بنزین، نزد پزشک یا انتظار برای قطار در پیش بند / هواپیما در فرودگاه مکان و زمان خوبی برای مرتب سازی نامه های دریافتی، مرتب سازی و حذف نامه های غیر ضروری است. آیا دیگر به چیزی علاقه ندارید، آیا دیگر به سؤالات یا موضوعات خاصی علاقه ندارید؟ فقط ایمیل ها و پیام های نامربوط را بدون باز کردن آنها پاک کنید! اگر می‌خواهید به نحوی این فرآیند را خودکار کنید، همچنان می‌توانید از همه پست‌ها و اشتراک‌های قدیمی در اوقات فراغت خود استفاده کنید.

2. برچسب هایی با بار عملکردی

مجموعه ای از برچسب ها با نام های خود توضیحی ایجاد کنید - و فقط تمام نامه های دریافتی را به یکباره به پوشه های مختلف با این برچسب ها ارسال کنید. در عین حال، حروف دریافتی دائماً به سمت صفر تمایل دارند. چه فایده ای دارد که همه موارد، وظایف، دعوت نامه ها، پروژه ها یا دعوت نامه ها را در آنجا ذخیره کنید، وقتی برای هر دسته یا موضوع می توانید پوشه های جهانی با نام های مناسب ایجاد کنید.

علاوه بر این: برای چنین پوشه‌ها و میانبرهایی، می‌توانید (و باید) یادآورهایی را در تقویم اختصاص دهید - و سپس هرگز در کارهای برنامه‌ریزی‌شده و تاریخ‌ها / جلسات / رویدادهای مهم گم نخواهید شد.

3. دکمه آرشیو بهترین دوست شماست

علامت گذاری یک نامه به عنوان خوانده شده با خواندن واقعی آن یکسان نیست. همین امر در مورد ذخیره ایمیل ها نیز صدق می کند. اگر شما جزو افرادی نیستید که هر آنچه را که می خوانید به سطل زباله می فرستید، توانایی بایگانی نامه ها و مخفی کردن آرشیوها را فراموش نکنید. اگر عادت دارید موارد و جلسات مهم را با حروف خوانده شده، اما نه پنهان، یادآوری کنید، شاید بهتر است برنامه هایی را برای ایجاد لیست وظایف امتحان کنید؟

4. هنگام باز کردن، مراقب باشید که زمان را تلف نکنید

یک نکته ساده: یک فرستنده ناشناس یا یک خط موضوع نامشخص اولین سیگنالی است که نشان می دهد این نامه می تواند با خیال راحت نادیده گرفته شود یا به بعد موکول شود. قبل از باز کردن یک ایمیل خاص تصمیم بگیرید که آیا آن را بخوانید. این باعث صرفه جویی در وقت، اعصاب و کلیک های غیر ضروری می شود.

5. اجازه دهید برنامه های اختصاصی همه کارها را برای شما انجام دهند

اگر احساس می‌کنید که نمی‌توانید نظم را در صندوق ورودی خود حفظ کنید، همیشه می‌توانید سطح نویز اطلاعات را کاهش دهید و با استفاده از برنامه‌های ویژه با روال پست الکترونیکی مقابله کنید. در اینجا فقط چند گزینه برای انتخاب وجود دارد:

• : به پنهان کردن نامه و یادآوری آن در زمان مناسب کمک می کند و تمام جلسات / پاسخ ها / وظایف مورد نیاز را در ذهن نگه نمی دارد. و در پیام های دریافتی همیشه در همان زمان خالی خواهد بود.
• : به شما کمک می‌کند یاد بگیرید چه کسی بیشتر در تجارت می‌نویسد، چه کسی فقط نویز ایجاد می‌کند، کدام نامه‌ها را باید پنهان کرد یا از کدام نامه‌ها لغو اشتراک کرد، و خیلی چیزهای دیگر.
• : سرویس ایمیل ابری که بیش از 5 حرف را در صندوق ورودی ذخیره نمی کند.