چگونه به ایمیل اجازه می دهیم ما را کنترل کند و در مورد آن چه کنیم

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

این گزیده ای از کتابی از روزنامه نگار و سخنران آمریکایی فیل سایمون است. این در مورد چگونگی تهاجم مردم به زندگی یکدیگر از طریق ایمیل و نحوه مقابله با آن است.

اگر هنگام کار با ایمیل، به نظرتان رسید که در حال انجام بازی هستید که در آن باید با چکش یک خال را که ناگهان در یک یا آن لانه بیرون می‌خزد، «برآورید»، تنها نیستید. ایمیل به طور پیش فرض کانال اصلی ارتباطات تجاری است. به گزارش گروه Radicati، یک کارمند اداری به طور متوسط حدود 100 ایمیل در روز دریافت می کند. این رقم سالانه 15 درصد افزایش می یابد. در جولای 2012، موسسه مشاوره جهانی مک کینزی گزارشی با عنوان اقتصاد اجتماعی: باز کردن قفل ارزش و بهره‌وری از طریق فناوری‌های اجتماعی منتشر کرد. این می گوید که کارکنان خط مقدم 28 درصد از زمان خود را صرف مدیریت ایمیل می کنند.

در مورد آن فکر کنید. اگر هفته کاری 50 ساعته دارید، 14 ساعت از آن هفته صرف خواندن و نوشتن ایمیل می شود. شما به سختی زمان زیادی را در ورد، اکسل یا سایر برنامه های کاری صرف می کنید.

اگر ایمیل واقعاً یک کانال ارتباطی مؤثر بود، این اعداد ممکن است مشکلی ایجاد نکنند. بلکه برای برخی از شرکت ها چنین است. اما در بیشتر موارد اینطور نیست. البته، ایمیل حق وجود دارد، اما گمراه نشوید. تحقیقات نشان داده است که بررسی مداوم صندوق ورودی، سطح IQ شما را کاهش می دهد.

در سال های اخیر، ایمیل به یک بلای واقعی ارتباطات تجاری تبدیل شده است. با این حال، شما نباید او را برای همه مشکلات سرزنش کنید. فناوری سرزنش راحت است: بهانه خوبی برای نگاه نکردن در آینه است. به هر حال، اگر به داخل نگاه کنیم، متوجه می شویم که مشکل در ایمیل به این صورت نیست، بلکه در نحوه استفاده ما از آن است.

نکته این است که از ایمیل انصراف ندهید (اگرچه برخی این کار را می کنند). نکته استفاده منطقی از آن است.

از کجا شروع کنیم؟

مکالمه ≠ ایمیل را درک کنید

شما نمی توانید از طریق ایمیل مانند زندگی واقعی گفتگو کنید. همیشه بین نامه ها فاصله زمانی وجود دارد و پیام های متنی به معنای تظاهرات دوستانه نزدیک به همکار نیست. جاستین کروگر از دانشگاه نیویورک و نیکلاس اپلی از دانشگاه شیکاگو که فقدان نشانه های غیرکلامی مردم ایمیل ها را اشتباه تفسیر می کنند.

روانشناسان دریافته اند که تنها در نیمی از موارد می توان حال و هوا را در پیامک به درستی تفسیر کرد. افسوس که شکلک ها کمکی به تمایز طنز از طعنه نمی کنند. این اغلب منجر به سوء تفاهم می شود. آیا حاضرید هر بار که سعی می کنید حدس بزنید که آیا طرف مقابل شما پیام شما را می فهمد یا خیر، سکه را برگردانید؟

از قانون سه حرفی پیروی کنید

هنگامی که این واقعیت را پذیرفتید که ایمیل بهترین مکان برای گفتگوهای صمیمانه نیست، به سراغ عمل بروید.

از قانون سه حرفی استفاده کنید: اگر مشکل در سه ایمیل حل نشد، نیاز به ملاقات شخصی است.

این برای هر دو وظایف اداری (مانند برنامه ریزی یک جلسه) و شخصی قابل استفاده است. این باعث صرفه جویی در زمان و ناامیدی زیادی می شود. با این حال، همه آن را دوست ندارند، برای نارضایتی برخی از رفقا آماده باشید. با مقدار معقولی از فرضیه، اما زمان آن رسیده است که از نگرش "پست برای همه سوالات" خلاص شوید.

مسائل فوری را با ایمیل حل نکنید

اگر مشکل واقعا مهم است و نیاز به اقدام فوری دارد، آن را در ایمیل ها مطرح نکنید. یک گوشی برای این کار وجود دارد. این قانون را در شرکت خود قرار دهید.

از ایمیل برای مدیریت وظایف استفاده نکنید

ایمیل یک مدیر وظیفه نیست. اما بسیاری از افراد از ایمیل به این صورت استفاده می کنند. جای تعجب نیست که آنها دائماً حواسشان پرت می شود. صندوق ورودی خود را باز کردم تا وظایفم را بررسی کنم و جریانی از پیام های کاری و شخصی روی شما افتاد. جابجایی به آنها آسان است و فراموش می کنید که چرا سرویس گیرنده نامه را باز کرده اید.

برنامه های مستقلی برای مدیریت وظایف وجود دارد: DropTask و غیره. آنها جایگزینی برای ایمیل نیستند، آنها در جهت اهدافی هستند که شما در تلاش برای رسیدن به آنها هستید.

در مورد مدیریت پروژه هم همینطور است. ، یا Basecamp - ابزارهای مناسب و مقرون به صرفه ای که شما را از کیلومترها زنجیره پیام نجات می دهد.

با ارتباطات مانند استخراج زغال سنگ در معدن رفتار نکنید

تعداد کمی در روابط کاری خود آزاد هستند. بسیاری، از جمله به این دلیل که نمی توانند همکاران، مشتریان و شرکای خود را انتخاب کنند. برخی از آن‌ها آنقدر «مشغول» هستند که نمی‌توانند با تلفن صحبت کنند - آنها ترجیح می‌دهند به جای بحث شفاهی درباره همه چیز در دو دقیقه، ده‌ها پیام بنویسند.

در این صورت باید به نحوه ارتباط آنها (کلمات، عبارات و …) توجه کنید. از خود بپرسید که آیا واقعاً می خواهید با افرادی که از تلفن دوری می کنند و صحبت می کنند تعامل داشته باشید. نگاهی دقیق تر به جویندگان کار برای یک موقعیت خالی در شرکت خود، مشتریان بالقوه یا تامین کنندگان بالقوه آینده بیندازید. اگر آنها در ابتدا به گونه ای ارتباط برقرار کنند که گویی در حال استخراج سنگ معدن در یک معدن هستند، پس احتمال تغییر آنها چقدر است؟

زندگی خارج از ایمیل را به خاطر بسپارید

او است! از بستن صندوق پستی خود نترسید. جهان فرو نمی ریزد. این واضح است، اما برای بسیاری می تواند یک مکاشفه باشد. به عنوان مثال، در کلیک سلامت، کارکنان از ایمیل استفاده می کنند. به گفته مدیر عامل آن، ایمیل ابزاری است که کنترل خود را به افراد دیگر می دهد.

شما چی فکر میکنید: آیا ایمیل واقعاً بر مردم حکومت می کند؟ با تحمیل وظایف و ترتیب اجرای آنها بر آنها؟