نحوه استفاده موثر از جیمیل: 25 نکته

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2024-01-13 01:23

حتی اگر هر روز با Google Mail کار می کنید، به احتمال زیاد از همه قابلیت های آن اطلاعی ندارید. در اینجا 25 نکته برای استفاده مؤثر از جیمیل وجود دارد که بسیاری از کارها را آسان کرده و در وقت شما صرفه جویی می کند.

1. از کجا شروع کنیم

پس زمینه را تغییر دهید

به‌جای دیدن پس‌زمینه سفید معمول جی‌میل، صندوق ورودی خود را با چیزی پر زرق و برق بچسبانید. فقط کافیست بخش "Themes" را در تنظیمات در گوشه سمت راست بالا انتخاب کنید تا یک پس‌زمینه جدید از گزینه‌های پیشنهادی تنظیم کنید یا تصویر خود را آپلود کنید.

از طرف دیگر، می توانید تنظیمات رابط را آزمایش کنید. در حالت "Spacious" شما فضای خالی زیادی خواهید داشت و "Compact" زمانی خوب است که نیاز دارید تا آنجایی که ممکن است پیام‌ها را روی صفحه قرار دهید.

افزودن دوستان (و پیام ها)

برای افزودن مخاطبین و پیام های قدیمی خود به سیستم (مهم نیست که برای اولین بار از Gmail استفاده می کنید یا یک حساب اضافی ایجاد می کنید)، به "تنظیمات" → "حساب ها و واردات" بروید و پیوند "وارد کردن نامه" را انتخاب کنید. و مخاطبین". این به شما امکان می دهد اطلاعات خود را از صندوق های پستی دیگر اضافه کنید.

جیمیل را شبیه Outlook کنید

در Settings → Lab، ویژگی Preview Pane را فعال کنید تا متن کامل پیام ها را در سمت راست ببینید، درست مانند Outlook. عادت ماهیت دوم است، بنابراین اگر تمام عمر خود را با ایمیل شرکتی کار کرده‌اید و اکنون سعی می‌کنید با Gmail راحت باشید، Viewport انتقال شما را آسان‌تر می‌کند.

پس از فعال شدن، گزینه های مختلف نمایش را در منوی کشویی سمت چپ تنظیمات خواهید دید.

روی موارد ضروری تمرکز کنید

Gmail می تواند تصمیم بگیرد که کدام پیام برای شما مهم تر است. باهوش، ها؟ در قسمت تنظیمات → صندوق ورودی، پیگیری فعالیت ایمیل من … را انتخاب کنید تا Gmail پیام های شما را تجزیه و تحلیل کند.

همچنین می‌توانید تابع «شامل نشانگرها» یا «نادیده گرفتن فیلترها» را انتخاب کنید (در ادامه بیشتر درباره فیلترها صحبت خواهیم کرد) و نوع پوشه را تغییر دهید تا پیام‌های مهم در بالا نمایش داده شوند. سپس در منوی «تنظیمات» → «عمومی» در بخش «اعلان‌های دسک‌تاپ» (اگر از مرورگر کروم، فایرفاکس یا سافاری استفاده می‌کنید)، می‌توانید گزینه «فعال کردن اعلان‌های ایمیل‌های مهم» را انتخاب کنید.

از رشته حروف خلاص شوید

دو نوع آدم وجود دارد: آنهایی که ویژگی Chaining را دوست دارند و کسانی که از آن با قدرت هزار خورشید متنفرند. اگر از گروه دوم هستید، به بخش "تنظیمات" → "عمومی" بروید و "زنجیره حروف" را خاموش کنید.

2. نظم را حفظ کنید

همه چیز را بایگانی کنید

جیمیل این امکان را به شما می دهد که به جای حذف پیام ها، آنها را بایگانی کنید. این کار به این دلیل انجام می شود که نگران در دسترس بودن فضای خالی نباشید و دائماً کشو خود را تمیز کنید. اگر می خواهید پیامی را بایگانی کنید، آن را باز کنید و روی نماد دوم از سمت چپ (یک کادر با فلش رو به پایین) کلیک کنید. پیام در تب All Mail در نوار کناری سمت چپ منتظر شما خواهد بود.

آرشیو خود را پیگیری کنید

مهم نیست جی‌میل چقدر فضایی برای ذخیره‌سازی فایل‌های رایگان فراهم می‌کند، سال ۲۰۱۶ است و مردم پیوسته‌های بیشتری را ارسال می‌کنند. اگر به حد مجاز حافظه خود رسیده اید، وقت آن است که از شر برخی از پیام ها خلاص شوید. روی فلش در کادر جستجو کلیک کنید، مورد "پیوست وجود دارد" را علامت بزنید، اندازه 10 مگابایت را انتخاب کنید و روی دکمه با ذره بین کلیک کنید. این همه پیام های بیش از 10 مگابایت را به شما نشان می دهد. کادر مربوط به حروفی که قطعاً دیگر به آنها نیاز ندارید را علامت بزنید و آنها را به سطل زباله بفرستید.

پاسخ دهید و بایگانی کنید

چرا ایمیلی را در صندوق ورودی خود بگذارید در حالی که قبلاً به آن پاسخ داده اید؟ از عملکرد "ارسال و بایگانی" استفاده کنید تا در زمانی که منتظر پاسخ نامه خود هستید، پیام های دریافتی خود را به هم نریزید. به "تنظیمات" → "عمومی" بروید و "نمایش دکمه" را انتخاب کنید. ارسال و بایگانی "در پاسخ".اکنون می توانید به روش معمول پاسخ دهید، در صورت تمایل، پیام ها را در صندوق ورودی خود جمع آوری کنید، یا بلافاصله ایمیل های غیر ضروری را هنگام پاسخ دادن، بایگانی کنید.

از برچسب ها و فیلترها استفاده کنید

می توانید به هر پیام یک برچسب اضافه کنید. میانبرهای جدید در نوار کناری سمت چپ ظاهر می شوند. فقط نامه را باز کنید و روی نماد "برچسب ها" کلیک کنید - این نامه در سمت راست قرار دارد. اکنون یک میانبر جدید ایجاد کنید یا یک میانبر موجود را انتخاب کنید (به هر حال، می توانید میانبر را از نوار کناری به سمت پیام خود بکشید).

روی دکمه "بیشتر" کلیک کنید و "Filter similar emails" و سپس "Create a filter based on this query" را انتخاب کنید. می توانید مقاله جداگانه ای در مورد فیلترهای Gmail بنویسید، بنابراین برای جزئیات بیشتر به بخش "" مراجعه کنید.

فضای ذخیره سازی اضافی بخرید

اگر از مشکل ذخیره سازی فایل ها کاملا خسته شده اید، می توانید برای فضای اضافی هزینه کنید. صفحه پیام‌ها را به پایین اسکرول کنید و در گوشه سمت چپ پایین، مقدار فضای باقی‌مانده و همچنین پیوند «مدیریت» را مشاهده خواهید کرد.

اگر تقریباً 100% فضای موجود را اشغال کرده اید، پیوند را دنبال کنید. هزینه طرح 100 گیگابایتی 139 روبل در ماه است و فضای اضافی را می توان نه تنها برای جیمیل، بلکه در Google Drive و Google Photos نیز در صورت استفاده از آنها استفاده کرد.

3. آن را جدی بگیرید

حالت نمایش ایمیل ها را در صفحه تغییر دهید

سعی کنید تعداد پیام ها در هر صفحه را به 100 عدد افزایش دهید تا بتوانید در یک نگاه به کل آرایه نامه های خود نگاه کنید. به تنظیمات → عمومی → حداکثر اندازه صفحه بروید. در آنجا همچنین می توانید انتخاب کنید که 10، 15، 20، 25 و 50 پیام در هر صفحه نمایش داده شود.

همه چیز را با رنگ توزیع کنید

شما می توانید خیلی سریع یک پیام را به عنوان مهم علامت گذاری کنید، اما پیام های مختلف می توانند درجات مختلفی از اهمیت داشته باشند. به Settings → General → Stars رفته و All Stars را انتخاب کنید. حالا اگر روی ستاره با علامت زدن حرف کلیک کنید با هر کلیک رنگ آن تغییر می کند. این به شما کمک می کند پیام های مهم خود را بر اساس محتوای آنها مرتب کنید.

پیام ها را به لیست کارهایی تبدیل کنید

به احتمال زیاد، شما در حال حاضر صندوق ورودی خود را به عنوان یک لیست بزرگ برای انجام کارها در نظر می گیرید. پس چرا ایمیل های خود را به وظایفی تبدیل نمی کنید که می توانید آنها را خط بزنید؟ در مکالمه فعال روی دکمه «بیشتر» کلیک کنید و «افزودن به وظایف» را انتخاب کنید. این موضوع اکنون در Google Tasks به همراه پیوندی به پست اصلی ظاهر می شود.

تعداد پیام های خوانده نشده را پیگیری کنید

در بخش "تنظیمات" → "آزمایشگاه"، عملکرد "نماد پیام های خوانده نشده" را فعال کنید. اگر شما، مانند هر فرد عادی، برگه نامه خود را در تمام طول روز باز داشته باشید، همیشه خواهید دید که چند پیام خوانده نشده باقی مانده است. این در صورتی است که استرس ندارید.

آفلاین کار کنید

اگر از مرورگر گوگل کروم استفاده می کنید، این فرصت را دارید که به صورت آفلاین از طریق نامه کار کنید. البته، شما قادر به ارسال و دریافت پیام های جدید نخواهید بود، اما می توانید حروف را از پوشه ای به پوشه دیگر منتقل کنید و پیش نویس ایجاد کنید. برای فعال کردن این ویژگی، به تنظیمات → آفلاین بروید.

دسترسی به حساب خود را به منشی بدهید

اگر باز هم نمی توانید با نامه ها کنار بیایید، می توانید این همه وحشت را به منشی خود منتقل کنید. برای انجام این کار، به «تنظیمات» → «حساب‌ها و واردات» بروید، «Grant access to your account» را انتخاب کنید و سایر کاربران Google را اضافه کنید. آنها حق تغییر تنظیمات و رمز عبور شما را نخواهند داشت، اما می توانند پیام ها را بخوانند، بایگانی کنند و البته به آنها پاسخ دهند. نامه با نام شما و نام منشی شما در داخل پرانتز امضا می شود تا از سردرگمی جلوگیری شود.

4. عامل انسانی را کنترل کنید

آدرس ها را مسدود کنید

بعضی ها اصلاً نکات را متوجه نمی شوند. خوشبختانه، شما می توانید هر شخص (یا وب سایت) را تنها با چند کلیک مسدود کنید. پس از دریافت پیام از شخصی که می خواهید به لیست سیاه اضافه کنید، روی فلش در گوشه سمت راست بالا کلیک کنید و عملکرد "Block user" را انتخاب کنید.

اکنون همه پیام‌های این آدرس مستقیماً به اسپم می‌روند.

حروف قدیمی را پیدا کنید

آیا می خواهید همه پیام های یک دوست را به سرعت پیدا کنید؟ فقط مکان نما را روی نام فرستنده، از صندوق ورودی یا از یک حرف خاص، نگه دارید تا یک کارت تماس ظاهر شود. سپس روی پیوند "مکالمات" کلیک کنید تا همه پیام های آن مخاطب را مشاهده کنید.

لغو پیام های ارسال شده اشتباه

همه ما به طور تصادفی نامه هایی را در مقطعی به آدرس اشتباه ارسال کرده ایم. خوشبختانه، در Gmail، می توانید به سادگی ارسال را لغو کنید. به بخش "تنظیمات" → "عمومی" بروید و عملکرد "واگرد ارسال" را فعال کنید. در اینجا می توانید بازه زمانی لغو ارسال را نیز انتخاب کنید: از 5 تا 30 ثانیه. دفعه بعد که پیامی ارسال کردید، متوجه «لغو» در بالای صفحه خواهید شد.

رد شدن از پیام های گروهی

با کلیک بر روی دکمه More و انتخاب نادیده گرفتن می توانید به راحتی از رشته پیام گروه خارج شوید. اکنون از همه پیام‌ها رد می‌شوید، به جز پیام‌هایی که تنها گیرنده آن نامه هستید.

اگر می‌خواهید به پیام گروه برگردید، عبارت is: muted را در کادر جستجو وارد کنید، بنابراین همه رشته‌های نادیده گرفته شده را خواهید دید. سپس از منوی More گزینه Don't Ignore را انتخاب کنید. البته مگر اینکه اصلاً دلت برای خودت نمی سوزد.

5. در زمان صرفه جویی کنید

در حال حرکت حساب های جدید ایجاد کنید

فرض کنید می‌خواهید پیام‌ها را با دقت فیلتر کنید یا مثلاً یک حساب اضافی برای سرویس‌هایی ایجاد کنید که قبلاً از حساب اصلی جیمیل شما استفاده می‌کنند. در این حالت، می‌توانید یک آدرس پستی مجازی مرتبط با آدرس اصلی ایجاد کنید و به سادگی با افزودن «+ هر کلمه» قبل از علامت @ در هنگام تایپ، یک آدرس پستی مجازی ایجاد کنید. به عنوان مثال، "آدرس شما [email protected]" برای خرید آنلاین است.

همه پیام های پاسخ به آدرس اصلی جیمیل شما می روند.

در خواب پیام بفرستید

با برنامه نویسی آنها برای ارسال پیام در شب با استفاده از برنامه افزودنی موجود برای کروم، سافاری و فایرفاکس، مشتریان و همکاران را تصور کنید که شما یک معتاد به کار شیدایی هستید. با نسخه رایگان، می توانید تا 10 پیام در ماه ارسال کنید.

علاوه بر این، این افزونه ایمیل‌های شما را به یادآوری تبدیل می‌کند و تا زمانی که آماده پاسخگویی نباشید، آنها را در صندوق ورودی‌تان نمایش نمی‌دهد. این برای ایجاد ظاهر یک صندوق ورودی خالی در جمعه شب ایده آل است.

پاسخ خودکار به درخواست های تکراری

اگر مشتریان مزاحم شما را با همان نوع درخواست‌ها سرازیر کردند، نیازی نیست بارها و بارها همان پاسخ را تایپ کنید. فقط تابع "الگوهای پاسخ" را در بخش "تنظیمات" → "آزمایشگاه" روشن کنید. دفعه بعد که پاسخی را چاپ می کنید، آن را به عنوان یک الگو ذخیره کنید و با خیال راحت آن را برای همه همان درخواست ها ارسال کنید.

6. کمتر کلیک کنید

به موس خود استراحت دهید

تقریباً همه چیز در Gmail را می توان با استفاده از صفحه کلید انجام داد. میانبرهای اصلی صفحه کلید به طور پیش فرض کار می کنند، اما فراموش نکنید که به تنظیمات → عمومی بروید و ویژگی میانبرهای صفحه کلید را فعال کنید. تغییرات خود را ذخیره کنید و سپس روی علامت سوال کلیک کنید تا میانبرهای صفحه کلید ممکن را ببینید.

بررسی سایر صندوق‌های پستی را متوقف کنید

در بخش «تنظیمات» → «حساب‌ها و واردات»، روی پیوند «حساب ایمیل POP3 خود را اضافه کنید» کلیک کنید و Gmail نامه‌های شما را از صندوق‌های پستی دیگر دانلود می‌کند. سپس ارسال پیام را تنظیم کنید: می توانید هم از آدرس جیمیل خود و هم از آدرس های ایمیل دیگر پاسخ دهید.