چگونه برده ایمیل نباشیم: 7 نکته از رئیس لینکدین

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

تعداد زیادی از مردم هر روز با مشکل مشابهی روبرو می شوند: ایمیل، که برای ساده کردن و سازماندهی فرآیندهای کار و ارتباط طراحی شده است، اغلب به یک ناظر شرور تبدیل می شود و شما را مجبور می کند مراقب افراد ورودی باشید، گویی که روی یک تسمه نقاله کار می کنید.. به محض اینکه حواس‌تان پرت می‌شود، اطلاعات انباشته‌شده به سرعت یک صندوق پستی تمیز و مرتب را به زباله‌دانی تبدیل می‌کند، که هر چه مدت طولانی‌تر به نامه بازنگردید، تمیز کردن آن دشوارتر می‌شود.

امروز از جف واینر، مدیر عامل لینکدین، چند نکته ساده برای مدیریت تعاملات ایمیلی برای شما آورده ایم. این مرد کشیک مجبور است هر روز با صدها نفر در ارتباط باشد و چندین ترفند دارد که به او اجازه می دهد در این بهمن اطلاعات غرق نشود.

صندوق ورودی من اساساً به مرکز اصلی گردش کار من تبدیل شده است - من به طور منظم با بیش از 4300 کارمند در 26 شهر در سراسر جهان از طریق پست در ارتباط هستم. این بدان معنا نیست که من همیشه از طرفداران ایمیل بوده ام یا موقعیت هایی نداشته ام که کار من با پست شبیه کارهای سیزیفی باشد.

به هر حال، در طول سال‌ها، چندین دستورالعمل عملی ایجاد کرده‌ام که به من این امکان را می‌دهد که از مفهوم «پست مرا کنترل می‌کند» به مفهوم «من نامه‌ها را کنترل می‌کنم» حرکت کنم.

1. می خواهید نامه کمتری دریافت کنید - نامه کمتری ارسال کنید

این توصیه بسیار ساده به نظر می رسد، به خصوص در زمینه چنین مشکل رایج، اما برای خودم، آن را قانون طلایی برای مدیریت موفق ایمیل می دانم.

این نتیجه در طول کارم در یک شرکت قبلی به من رسید، جایی که دو نفر از افرادی که بیشتر با من در ارتباط بودند شرکت را ترک کردند. آنها بسیار مؤثر با مردم ارتباط برقرار کردند، سخت کار کردند و همانطور که معلوم شد نامه های زیادی ارسال کردند. در حالی که آنها برای شرکت کار می کردند، حجم مکاتباتی که از طریق ایمیل ارسال می شد کاملاً عادی به نظر می رسید، اما پس از خروج آنها متوجه شدم که ترافیک پست های من حدود 20-30٪ کاهش یافته است.

تمام این فعالیت ها در پست فقط نامه های آنها نبود: پاسخ های من به آنها وجود داشت، بلکه نامه ها و پاسخ های همه مخاطبین ضمیمه نامه بود. اغلب این پیام ها نیازی به شرکت اجباری من در بحث نداشتند.

از آن لحظه به بعد شرط روشنی برای خودم گذاشتم - بی جهت ننویسم. نتیجه: نامه کمتر و سفارش صندوق ورودی بیشتر بدون به خطر انداختن فعالیت های کاری. از آن به بعد سعی کردم از این قاعده عدول نکنم.

2. ایمیل های معلق را به عنوان خوانده نشده علامت گذاری کنید

علامت‌گذاری یک ایمیل به‌عنوان خوانده‌نشده، اساساً نحوه کار من با ایمیل را تغییر داده است. کافی است نامه های دریافتی را به سرعت مرور کنم، فوری ترین نامه ها را پاسخ دهم و غیر ضروری را حذف کنم. همون حروفی که باید بعداً بهشون برگردم اگه وقت باشه علامت میزنم به عنوان خوانده نشده. این ترس را از بین می برد که یک نامه مهم خوانده شده و بی پاسخ مانده، فراموش شود و در صندوق پستی دفن شود. همین رویکرد به ما اجازه می‌دهد تا نوعی لیست ToDo را پیاده‌سازی کنیم که بعداً باید به آن بازگردم.

سعی می‌کنم هر روز کاری را با حداقل نامه‌های معلق تمام کنم، و در حالت ایده‌آل اصلاً نباید چنین باشد. اگر در این روز وقت ندارم به آنها برگردم، صبح روز بعد کار را با آنها شروع خواهم کرد.

3. یک برنامه پستی واضح ایجاد کنید

در طول چند سال گذشته، زندگی من در روزهای کاری طبق یک برنامه نسبتاً واضح پیش می رود. بیدار شدن ساعت 5:00-5:30 صبح، یک ساعت به اداره پست، خواندن اخبار، صبحانه، بازی با بچه ها، تمرین، اداره، آمدن به خانه، خواباندن بچه ها، شام با همسرش، استراحت (معمولاً تماشای تلویزیون همراه با تمیز کردن پوشه صندوق ورودی در هنگام تبلیغات و لحظات خسته کننده است).

معلوم شد که با رعایت چنین برنامه ای ، می توانم به راحتی نامه را مدیریت کنم ، اما به محض اینکه برنامه کمی تغییر کند ، هرج و مرج در صندوق پستی شروع می شود.

در این صورت، فشار فزاینده ای را از درک اینکه جعبه شما به طور ناگهانی بدون مراقبت رها می شود، احساس نخواهید کرد. رعایت یک برنامه در مسیر به کنترل همه چیز کمک می کند. این به بنجامین فرانکلین کمک کرد، به شما نیز کمک می کند.

4. خود را واضح تر بیان کنید

بازی گوشی خراب را به خاطر دارید؟ آن موقع کاملاً خنده دار بود، اما اکنون همه چیز در مفهوم کار و تجارت در نظر گرفته می شود و زمانی برای بازی نیست.

کلمات بسیار مهم هستند و باید با دقت زیادی انتخاب شوند تا از ابهام و سوء تفاهم جلوگیری شود. هرچه درک متن شما واضح تر و واضح تر باشد، احتمال کمتری دارد که نامه دومی را دریافت کنید که در آن نامه اول را توضیح دهد.

5. به گیرندگان فکر کنید

اغلب به نظر می رسد که فیلدهای To و Cc توسط بسیاری یکسان تصور می شود. در واقع با کمک آنها می توانید بدون ابهام مشخص کنید که از کدام یک از گیرندگان انتظار پاسخ دارید و یک کپی از نامه برای آنها ارسال شده است تا او را در جریان قرار دهید.

در واقع، برجسته نکردن گیرندگانی که از آنها پاسخ لازم است، سریعترین راه برای ایجاد وحشت و سردرگمی در مکاتبات است. 6 گیرنده به جای 1 گیرنده و 5 کپی، 5 پاسخ ممکن اضافی هستند که هر کدام می توانند به یک زنجیره کامل از حروف تبدیل شوند.

6. دریافت را تایید کنید

اگر به عنوان گیرنده نشان داده شده‌اید و نامه واقعاً خطاب به شما است، در اطلاع رسانی به فرستنده که نامه را دریافت کرده‌اید تنبلی نکنید. شما به کلمات زیادی نیاز ندارید، یک "دریافت" یا "دریافت" ساده کافی است. این نشان می دهد که شما اطلاعات را به طور کامل و با حجم مناسب دریافت کرده اید و دیگر لازم نیست فرستنده مطلب دیگری در مورد همان موضوع برای شما ارسال کند.

اگر دریافت را تایید نکرده باشید، فرستنده از نامه کاملا بی اطلاع می ماند. شاید در اعماق جعبه شما گم شده است؟ اگر این اطلاعات مهمی است، شک و نگرانی فرستنده را مجبور می کند که نامه دیگری با درخواست تأیید دریافت نامه اول برای شما بنویسد یا از شخص دیگری در مورد حضور شما در محل کار سؤال کند. افراد اضافی درگیر هستند، نامه های اضافی ارسال و دریافت می شود.

7. احساسات را از نامه دور نگه دارید

ایمیل اگر به درستی استفاده شود می تواند ابزار مفیدی باشد. همچنین در صورت استفاده نادرست می تواند به یک نیروی مخرب تبدیل شود. رایج ترین مثال استفاده از نامه برای بحث در مورد موضوعات بحث برانگیز، متناقض و حساس است.

هرگز تعجب من را از دست نمی دهد که چگونه مردم از کلمات و عباراتی در مکاتبات استفاده می کنند که هرگز در مقابل یک مخاطب بیان نمی کنند.

اگر ناگهان خود را در چنین مکاتباتی یافتید، یک کار ساده انجام دهید - توقف کنید. می توانید با برداشتن تلفن و تماس با مخاطب یا ملاقات شخصی با او، اختلاف یا درگیری را حل کنید. در مکاتبات متنی نباید به چنین چیزهای ظریف پرداخت. متن مولفه احساسی، لحن و دیگر موارد مهمی را که می تواند برای حل سازنده موضوع تعیین کننده باشد، منتقل نمی کند.

(از طریق جف وینر)