ویژگی های Microsoft Word که می خواهید در کار خود به کار ببرید

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

به نظر می رسد که مردم سال ها در Word کار می کنند، اما ویژگی های اولیه آن را نمی دانند یا از نوآوری ها پیروی نمی کنند. وقت آن است که به عقب برسیم!

چند کلمه در مورد اینکه چرا من متعهد به توصیف عملکردهای نه منحصر به فرد مایکروسافت ورد شدم. مقاله به آرامی در ذهن من بالغ شد. بارها و بارها مجبور شدم توانایی های همان ویرایشگر را برای همکاران و عزیزانم تعریف کنم. بینش آشکار آنها، تعجب از آنچه دیدند، مرا به نوشتن این مطالب واداشت. امیدوارم شما هم چیز جدیدی برای خودتان یاد بگیرید.

همه نکات زیر در Word 2013 کار می کنند. اگر به دلایلی انتقال را به تعویق انداخته اید، به شدت توصیه می کنم به این نسل خاص از برنامه بروید.

1. از هر جایی شروع به تایپ کنید

قابلیت Click-to-Write جدید نیست، اما همه در مورد آن چیزی نشنیده اند. غالباً باید مشاهده کنید که چگونه شخصی چندین بار روی دکمه "Enter" کلیک می کند تا به انتهای صفحه برسید و مثلاً اجرای نامه را در آنجا وارد کنید.

یک دوبار کلیک ماوس می تواند جایگزین چندین ضربه کلید شود.

مکان نما را روی محل چاپ مورد نظر حرکت دهید و چند کلیک سریع با ماوس انجام دهید. خود Word خطوط، برگه ها و سریف های جدیدی را برای مکانی که به آن نشان داده اید قرار می دهد. هنگامی که به علائم قالب بندی پنهان نگاه می کنید، این به وضوح قابل مشاهده است.

2. بلافاصله ترجمه کنید

از همسایه خود بپرسید که کدام مترجم را ترجیح می دهد، و به احتمال زیاد در مورد Google، Yandex، PROMT خواهید شنید، اما به سختی در مورد Bing. به دلایلی، مترجم مارک مایکروسافت در منطقه ما چندان محبوب نیست. و بیهوده، زیرا کیفیت کار او برای نیازهای روزمره کاملاً کافی است. البته، آفیس ترجمه سریع متن را با استفاده از Bing فراهم می کند. توصیه میکنم امتحانش کنید

این کاملاً ممکن است که از عجله کردن بین مرورگر و ورد، کپی و چسباندن بی پایان جملات جلو و عقب دست بردارید.

چندین ده زبان و سه روش ترجمه برای انتخاب وجود دارد. می توانید آنها را در برگه "بازبینی" بیابید.

3. از کرنینگ استفاده کنید

طراحان به خوبی می دانند که کرنینگ چیست و اغلب هنگام حروفچینی متون با آن کار می کنند. به عبارت ساده تر، کرنینگ مسئول فاصله (فاصله) بین حروف بسته به شکل آنها است. تغییر این تنظیم می تواند همان کلمه، جمله یا پاراگراف را در مقایسه با حالت استاندارد کوچک یا بزرگ کند. من دیده ام که چگونه مردم شروع به حذف بخشی از متن کردند، یا برعکس، "آب ریختن" را فقط برای قرار دادن آن در چارچوب خاصی آغاز کردند. Kerning چنین مشکلاتی را به روشی پیچیده تر حل می کند. البته، بازی خشن با آن به چشم آسیب می رساند، اما دستکاری های جزئی ممکن است مناسب باشد.

تغییر کرنینگ هنگام استفاده از فونت های بزرگ مفید خواهد بود، به عنوان مثال، هنگام تهیه صفحات عنوان کتاب، مقاله، گزارش.

ترکیب Ctrl + D را فشار دهید تا کادر محاوره ای "Font" ظاهر شود، به دومین تب "Advanced" بروید. اینجا جایی است که می توانید با کرنینگ بازی کنید. و کمی بیشتر در مورد موضوع. به طور خلاصه، می خواهم یک بازی مرورگر جالب را به شما معرفی کنم که در آن باید بهترین کرنینگ را برای خواندن حدس بزنید. لذت بردن!

4. متن مخفی را اعمال کنید

آیا یک سند Word خالی می تواند ده ها یا صدها مگابایت وزن داشته باشد؟ آره! و برای بسیاری از افراد، یک تیرگی ذهن وجود دارد. مردم حتی یک کلمه را جلوی چشمان خود نمی بینند، اما نمی توانند بفهمند که چرا پرونده اینقدر بزرگ است؟ ویروس های شیطانی یا هکرهای مضر؟ خیر همه چیز در مورد اطلاعات پنهان است. اینها می توانند گرافیک، عکس و متن باشند.

مانند کاراکترهای غیر قابل چاپ، داده های پنهان روی صفحه نمایش داده نمی شوند یا چاپ نمی شوند، اما همچنان بخشی از سند هستند.

با متن مخفی می توانید:

• اطلاعات محرمانه را به طور موقت مخفی کنید.
• نظرات خود را بنویسید یا به سوالاتی پاسخ دهید که نباید با متن اصلی مخلوط شوند.
• چندین نسخه از یک سند را چاپ کنید، به طور متناوب قسمت های مختلف آن را پنهان کنید. در این مورد، شما مجبور نیستید با چندین کپی از فایل سر و کار داشته باشید!

بخشی یا تمام متن را انتخاب کنید، Ctrl + D را فشار دهید و در مقابل گزینه "Hidden" علامت بزنید. قطعه ناپدید می شود و فقط برای نمایش در نمایش کاراکترهای غیر قابل چاپ در دسترس می شود. برای وضوح، داده های پنهان با خطی از نقاط سیاه خط کشیده می شوند.

5. قبل از ذخیره از عملکرد "بازرس اسناد" استفاده کنید

Old Word نمی تواند فایل را باز کند یا اشتباه نمایش داده می شود؟ برای همه و همه آشناست! این نوع مشکل در اطراف من با نظم وحشتناکی اتفاق می‌افتد، زیرا بسیاری از سازمان‌ها و افراد هنوز در Office 2003 کار می‌کنند. بنابراین، قبل از ارسال و/یا ذخیره یک سند، ارزش بررسی سازگاری آن با نسخه‌های قبلی Word را دارد. "بازرس اسناد" مسئول این است.

او همچنین می داند که چگونه یک بررسی خوانایی برای افراد دارای معلولیت اجرا کند و مهمتر از همه، ویژگی ها و داده های پنهان در یک سند را پیدا کند.

به عنوان مثال، این تابع وجود ماکروها، اسناد جاسازی شده، محتوای نامرئی و سایر عناصر فایل بالقوه مشکل ساز را تشخیص می دهد.

6. PDF را ویرایش کنید

فراوانی گزینه ها همیشه سودمند نیست. کار با PDF نمونه بارز این موضوع است. گاهی اوقات افراد هنگام انتخاب ابزاری که می خواهند فایل PDF را با آن پردازش کنند گم می شوند. در اینجا Adobe Reader کلاسیک و جایگزین Foxit Reader و هر مرورگر کم و بیش مدرن و بسیاری از خدمات آنلاین دیگر وجود دارد. با این حال، یکی از موفق ترین روش ها در سطح نهفته است - این قهرمان مقاله ما است.

Word 2013 نه تنها باز می شود، بلکه امکان ویرایش محتویات یک سند PDF را نیز فراهم می کند.

ویرایشگر متن، جداول، لیست ها، نمودارها و سایر عناصر را به یک فایل DOCX تبدیل می کند و قالب بندی نسخه اصلی را تا حد امکان دقیق حفظ می کند. لازم به ذکر است که او بسیار بسیار شایسته به نظر می رسد. همچنین می توانید فایل های PDF را به عنوان یک شی قابل جاسازی به یک سند Word اضافه کنید. در این صورت فقط صفحه اول پی دی اف یا آیکون لینک فایل نمایش داده می شود.

7. درج ویدیو

بر کسی پوشیده نیست که مشاهده طولانی مدت متن خشک به سرعت توجه را کاهش می دهد و منجر به از دست دادن علاقه در خواننده می شود. بنابراین، تقریباً همه دانشجویان، سخنرانان و کارمندان اداری خطوط را با نمودارها، جداول، نمودارها و سایر ترفندهای بصری رقیق می کنند. با این حال، تنها تعداد کمی از آنها ابزار بسیار قدرتمندتری را به کار می گیرند - ویدئو.

Word می تواند ویدیوهای جستجوی Bing را در یک سند جاسازی کند، ویدیوهای YouTube را اضافه کند و کدهایی را از وب سایت های مختلف جاسازی کند.

و نگران اندازه نهایی فایل نباشید. سند خود ویدیو را ذخیره نمی کند، بلکه فقط پیوند آن را به صورت تصویری ایجاد می کند. البته برای مشاهده نیاز به اتصال به اینترنت است.

8. روی سند با هم کار کنید و در مورد ویرایش ها نظر دهید

کلمات کلاسیک را به خاطر بسپارید: "آنچه را که انجام نمی دهد - ما با هم انجام خواهیم داد"؟ آنها به امروز مربوط هستند. اما همه نمی دانند که چگونه کار مشترک را به درستی سازماندهی کنند. متأسفانه هنوز هم می توان دید که چگونه یک متن را با هر رنگی برجسته می کند، بعد از آن در داخل پرانتز، ویرایش یا ایرادات خود را اضافه می کند و سند را پس می فرستد. در چنین لحظاتی، یک تکان عصبی پلک شروع می شود. آخرین نسخه Word به شما امکان می دهد تا به راحتی در یک فایل عمومی حاشیه نویسی و ویرایش کنید. این باید استفاده شود!

Word 2013 پاسخ دادن به نظرات دیگران را امکان پذیر می کند، که ویرایشگر را به ابزاری عالی برای بحث در کار گروهی تبدیل می کند.

چند دقیقه ای را به کاوش در برگه Review اختصاص دهید، مهارت های جدید خود را با همسالان خود به اشتراک بگذارید، و سهولت کار با یکدیگر را احساس خواهید کرد.

9. کار خود را با جداول ساده کنید

اجازه دهید حدس بزنم، آیا همچنان با کلیک راست و رفتن به آیتم منوی مربوطه، ردیف ها و ستون های جدول را وارد می کنید؟ خیلی راحت تره!

مکان نما خود را درست در بالا / پایین (چپ / راست) جایی که قصد دارید یک سطر یا ستون اضافه کنید قرار دهید. Word فوراً بزرگ کردن جدول را پیشنهاد می کند.

به هر حال، آخرین نسخه ویرایشگر دارای چندین عملکرد جدید برای طراحی جدول است. دانش خود را به روز کنید.

10. بخش هایی از سند را در بلوک ها ترکیب کنید

صادقانه بگویم، برخی از کارمندان هستند که آماده هستند بیش از 100 صفحه از یک سند را فقط برای از بین بردن زمان ورق بزنند. اگر می‌خواهید به سرعت فایل‌های بزرگ را پیمایش کنید، باید چند میانبر صفحه‌کلید برای پیمایش سریع برق آسا تسلط داشته باشید یا آثار خود را به درستی ساختار دهید.

استفاده از عناوین سطوح مختلف به شما امکان می دهد عناصر سندی را که در حال حاضر روی آن کار نمی کنید جمع کنید.

مکان نما را در کنار عنوان قرار دهید و برنامه از شما می خواهد که محتویات بلوک را جمع کنید. بنابراین، حتی عظیم ترین آثار نیز می توانند تنها در چند صفحه جای بگیرند.

هیچ چیز جالبی برای خود پیدا نکردید؟ در هر صورت، مقاله Lifehacker در مورد 20 راز کلمه برای کمک به آسانتر کردن کار خود را بخوانید. یا توصیه های خود را در نظرات بیان کنید.