کایزن چیست و چگونه به افراد و شرکت ها کمک می کند تا افراد بهتری شوند

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

رویکرد ژاپنی به بهره وری و بهبود مستمر.

کایزن چیست؟

این فلسفه تجاری ژاپنی What is Kaizen / Investopedia است که به شما امکان می دهد کار را در شرکت بسازید و سازماندهی کنید. کلمه "کایزن" معانی مختلفی دارد که اصلی ترین آنها بهبود مستمر است.

خود کایزن یک استراتژی آماده و مبتنی بر نوبت ارائه نمی دهد که بتوان از آن پیروی کرد تا کارها به خوبی پیش برود. هیچ دستورالعمل جهانی برای کایزن نیز وجود ندارد. بلکه مجموعه ای از ایده ها و اصولی است که می توان بر آن بنا نهاد.

اصل اساسی کایزن چیزی شبیه به این است: گام‌های کوچک در جهت‌های درست به شما کمک می‌کنند تا چیزهای زیادی به دست آورید.

این بدان معناست که برای دستیابی به نتایج چشمگیر، نیازی به نوآوری های اساسی ندارید، بلکه به کار آهسته و تدریجی، اما روزانه نیاز دارید.

اعتقاد بر این است که کایزن اولین بار توسط سیستم تولید تویوتا / تویوتا در تویوتا پس از جنگ جهانی دوم معرفی شد. و این به بازیابی تولید، رفع اشکال گردش کار و افزایش سود کمک کرد. بنابراین این سیستم عمدتاً در شرکت ها و صنایع مورد استفاده قرار می گیرد. اگرچه کایزن شخصی نیز در اصل امکان پذیر است.

عناصر کایزن چیست؟

از آنجایی که "انجیل" رسمی کایزن وجود ندارد، در توصیف این رویکرد سردرگمی وجود دارد.

به عنوان مثال، در وب سایت مؤسسه کایزن (بله، یکی وجود دارد) نویسنده کتاب «کایزن. کلید استراتژی موفقیت ژاپنی ها ماساکی ایمای تعریف کایزن / موسسه کایزن را پنج عنصر ارائه می دهد که به آنها هسته کایزن نیز می گویند.

1. مشتری خود را بشناسید.این بدان معنی است که شما باید به وضوح تصویر شخصی را که به او خدمات ارائه می دهید یا کالا می فروشید نشان دهید: ارزش ها، خواسته ها، نیازها و دردهای او.
2. از شر سطل زباله خلاص شوید.کایزن ارتباط نزدیکی با مفاهیم ضایعات صفر و تولید ناب دارد. با این حال، این اصل را می توان به طور گسترده تر درک کرد: تلاش برای استفاده از هیچ چیز اضافی در کار، گرفتن تنها آنچه واقعاً مورد نیاز است، برای از بین بردن زباله های فیزیکی و اطلاعاتی.
3. به "تولید" بروید.در اصل از کلمه gemba استفاده شده است که می تواند از ژاپنی به عنوان "مکانی که کار در آن اتفاق می افتد" ترجمه شود. ماهیت این عنصر کایزن این است که رهبر باید درک خوبی از فرآیندهای کاری داشته باشد و تمام تلاش خود را صرف ایجاد تغییرات در وهله اول در آنجا کند.
4. بر حقایق تکیه کنید. در مورد آمار، تغییرات در شاخص های مهم و اعداد خاص، و نه در احساسات خود.
5. به تیم خود الهام بخشید در این مورد، ما در مورد تعیین اهداف خاص برای افراد و کمک به آنها برای حرکت به سمت آنها صحبت می کنیم.

در منابع مختلف چندین اصل دیگر وجود دارد که با کایزن مرتبط است.

1. جمع آوری نظرات کارکنان کایزن فرض می کند که هر یک از اعضای تیم اگر چیزی برای گفتن دارند باید شنیده شوند. می توانید با هم طوفان فکری کنید، مصاحبه های تک به تک انجام دهید یا یک جعبه پیشنهاد قرار دهید. ایده هایی که افراد به ذهنشان خطور می کند باید در نظر گرفته شوند و اگر ارزشش را داشته باشند به آرامی اجرا شوند.
2. کمال گرایی را کنار بگذارید. بهتر است یک کار روزمره و آرام داشته باشید تا اینکه بخواهید همه چیز را بدون نقص انجام دهید.
3. به دنبال ریشه مشکل باشید. دشواری ها و مشکلات را نمی توان بدیهی دانست. شما باید حداقل پنج بار از خود بپرسید که چرا این اتفاق می افتد تا به ته دل برسید و راه حلی پیدا کنید.
4. از وضع موجود اجتناب کنید. این بدان معنی است که نه برای ثبات و تعادل، بلکه برای توسعه مستمر باید تلاش کرد.
5. انضباط شخصی را حفظ کنید. هر یک از اعضای تیم باید قوانین مدیریت زمان را رعایت کند و روی خودش کار کند.
6. ایجاد روحیه تیمی افراد در شرکت باید اهداف، ارزش ها و اصول مشترک و روشنی داشته باشند. الهام بخش است، انگیزه می دهد، به همه کمک می کند تا در یک جهت حرکت کنند و هماهنگ کار کنند.

در نهایت، مجموعه سوم از اصول کایزن مربوط به تولید ناب است. از پنج S تشکیل شده است:

• سری (مرتب سازی). ابزار کار، رویکردها و وظایف را مرتب کنید، مشخص کنید چه چیزی واقعاً مورد نیاز نیست.
• سیتون (سیستم سازی). محل کار خود را مرتب نگه دارید، برای هر ابزار و شی یک موقعیت کاملاً مشخص پیدا کنید. و خیلی مهم نیست که در دستگاه کار می کنید، در سه پایه یا در دفتر سر میز.
• سیسو (پاکیزگی). محل کار باید تمیز باشد. در پایان هر روز آن را بردارید.
• سیکتسو (استانداردسازی). سه مرحله قبلی را برای اتوماسیون بردارید و آنها را استاندارد کنید.
• شیتسوکه (بهبود). بررسی کنید که سیستم چقدر کارآمد است. عیب یابی مشکلات و بهبود گردش کار.

نحوه پیاده سازی تغییرات با استفاده از کایزن

این سیستم به شدت رویکرد Kaizen / Investopedia PDCA (طرح - انجام - بررسی - عمل) یا همان طور که به آن چرخه مدیریت دمینگ - شوهارت نیز گفته می‌شود، تشویق می‌کند. از مخفف مشخص می شود که شامل چهار مرحله است:

1. طرح. تغییر نباید خود به خود باشد، همیشه باید ابتدا موقعیت را تحلیل کنید و یک استراتژی ترسیم کنید.
2. اقدام به. در مورد کایزن، این به معنای تلاش برای اجرای برخی بهبودهای کوچک است.
3. آن را بررسی کنید. باید مطالعه کنید که چگونه مرحله قبلی بر عملکرد یا نتایج شخصی شرکت تأثیر گذاشته است، شاخص ها را مقایسه کنید، با همکارانی که تحت تأثیر تغییرات هستند صحبت کنید.
4. درست. در صورت لزوم، باید مشکلات به وجود آمده را از بین ببرید، رویکرد را کمی تغییر دهید، یا اگر بهبودها کار نکردند، به طور کامل آنها را رها کنید.

چگونه با کایزن سازنده تر باشیم

در ابتدا، این فلسفه شرکت ها و صنایع بزرگ را هدف قرار می دهد، اما اصول آن به خوبی کار می کند M. F. Suárez-Barraza، J. Ramis-Pujol، S. Mi Dahlgaard-Park. تغییر کیفیت زندگی از طریق رویکرد شخصی کایزن: یک مطالعه کیفی / مجله بین المللی علوم کیفیت و خدمات و برای هر فرد.

نویسنده رابرت مورر، نویسنده کتاب گام به گام به سوی موفقیت. روش کایزن، و وبلاگ نویس چگونه کایزن را در زندگی شخصی خود بکار ببرید / مدیوم، گیل کورزر-مایرز، چندین ایده در مورد نحوه معرفی کایزن به زندگی روزمره ارائه می دهد.

1. برای خود اهداف کوچک تعیین کنید

"راه اندازی کسب و کار خود" یا "شروع به کسب دو برابر بیشتر" چیزی ترسناک و طاقت فرسا به نظر می رسد. اما شکستن آن اهداف بزرگ به اهداف کوچکتر بسیار آسان تر و واضح تر می شود.

به عنوان مثال: "برای کسب و کار خود ایده جمع آوری کنید"، "بازار و رقبا را مطالعه کنید"، "محاسبه هزینه ها"، "طرح کسب و کار تهیه کنید". هرچه بیشتر بتوانید این بلوک بزرگ را خرد کنید، بهتر است.

این رویکرد ممکن است قبلاً برای شما آشنا باشد: در مدیریت زمان کلاسیک به آن "تکه تکه خوردن یک فیل" می گویند.

2. از خود سؤالات کوچک بپرسید

دستورالعمل هایی مانند "شروع یوگا هر روز صبح" بد هستند. اما سوالات درست به یافتن انگیزه و درک خود کمک می کند:

• چه چیزی را برای انجام یوگا هر روز صبح از دست می دهم؟
• چه چیزی می توانم بخرم تا کار راحت تر و لذت بخش تر شود، شاید یک فرش جدید و لباس راحت خوب؟
• چه گام های کوچکی به من کمک می کند تا این عادت را ایجاد کنم - جمع کردن لباس و فرش در عصر، خواندن چند مقاله در مورد فواید یوگا، زود خوابیدن؟

3. قدم های کوچک بردارید

رابرت مورر در کتاب خود مثال خوبی می دهد. دکتر سعی کرد بیمار را متقاعد کند که روزانه 30-60 دقیقه به طور منظم ورزش کند. بیمار به وضوح از این ایده مشتاق نبود. سپس از او خواسته شد که هر شب فقط 1 دقیقه جلوی تلویزیون راهپیمایی کند. و او به خوبی موفق شد. هنگامی که چنین "تمرینی" به یک عادت تبدیل شد، بیمار به تدریج زمان و سختی تمرین را افزایش داد و در نتیجه ورزش را بخشی از زندگی خود کرد.

بنابراین قدم های کوچک کلید تغییرات بزرگ هستند.

4. از شر زباله خلاص شوید

و به تمام معنا. کاغذهای غیر ضروری، برس های شکسته و مخلوط کن های شکسته را دور بریزید. برنامه هایی را که استفاده نمی کنید حذف کنید. اتلاف وقت را حذف کنید و عادت های مخرب را تغییر دهید. با نگرش ها و افکاری کار کنید که شما را خسته می کند و روحیه شما را خراب می کند.

5. محل کار خود را تمیز و مرتب نگه دارید

هر چیزی جایگاه خاص خود را دارد. نظم می دهد، به هماهنگ شدن با کار و سازماندهی افکار کمک می کند.

6. هر روز بهتر شوید

ایده اصلی کایزن این است که تغییر باید هر روز اتفاق بیفتد. اگرچه کوچک، اما همیشه قابل توجه نیست.

10 قدم بیشتر از حد معمول پیاده روی، یادگیری دو کلمه انگلیسی به جای یک کلمه، خواندن چند صفحه از یک کتاب، صرف 5 دقیقه زمان کمتر از دیروز در تلفن خود - همه اینها مهم هستند و در نهایت به نتایج خوبی می رسند.

این مقاله برای اولین بار در ژانویه 2013 منتشر شد. در آگوست 2021، متن را به روز کردیم.