چگونه جلسات را سازنده تر کنیم

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

کارآفرین و سرمایه گذار ری دالیو راز جلسات موفق را به اشتراک گذاشت.

1. تعیین کنید که چه کسی جلسه را رهبری می کند و برای چه کسی برگزار می شود

هر جلسه ای باید به هدف کسی برسد. این شخصی است که باید گفتگو را هدایت کند. او اهداف جلسه و نحوه حل آنها را مشخص می کند. در غیر این صورت، همه به طور تصادفی صحبت می کنند و هیچ بحث سازنده ای وجود نخواهد داشت.

2. تصمیم بگیرید که چه نوع ارتباطی غالب خواهد بود

شکل جلسه بستگی به هدف جلسه دارد. به عنوان مثال، بحث و سخنرانی آموزشی به روش های مختلف انجام می شود. بحث ها زمان زیادی می برد. هر چه تعداد شرکت کنندگان بیشتر باشد، آنها بیشتر می روند. بنابراین شرکت کنندگان جلسه خود را با دقت انتخاب کنید.

فقط از کسانی که با نظر شما موافق هستند دعوت نکنید. از هر دو تفکر گروهی، زمانی که شرکت کنندگان نظرات خود را بیان نمی کنند، و تصمیم گیری منحصر به فرد خودداری کنید.

3. پیگیر و باز باشید

شما باید درگیری ها را مدیریت کنید، از بن بست ها خارج شوید و زمان خود را عاقلانه مدیریت کنید. مشکلات معمولاً زمانی به وجود می آیند که یک کارمند بی تجربه صحبت می کند. آنچه برای شما مهمتر است را بسنجید: بدون بحث در مورد نظر او در زمان صرفه جویی کنید، یا درک کنید که او چگونه فکر می کند. گزینه دوم به تعیین چگونگی کنار آمدن فرد با مسئولیت های خاص کمک می کند. اگر وقت دارید، با او صحبت کنید که کجا اشتباه می کند. اما همیشه اشتباه خود را بپذیرید.

4. از موضوعی به موضوع دیگر نپرید

بنابراین در این جلسه هیچ مشکلی حل نخواهد شد. برای جلوگیری از این امر، مکالمه را روی تخته سیاه علامت گذاری کنید.

5. از منطق گفتگو پیروی کنید

در طول اختلافات، احساسات بالا می روند و درک عینی واقعیت را دشوار می کنند. آرام و منطقی بمانید. به عنوان مثال، مردم گاهی اوقات می‌گویند: «فکر می‌کنم این درست است» و سپس طوری رفتار می‌کنند که انگار یک واقعیت ثابت شده است. اگرچه طرفین آنها وضعیت را کاملاً متفاوت می بینند. برای اینکه منطق در گفتگو غالب شود و نه احساسات، از چنین شخصی بپرسید: "واقعاً درست است؟"

6. مسئولیت های هر یک از شرکت کنندگان را تقسیم کنید

هنگامی که تصمیمات توسط یک گروه گرفته می شود، معمولاً تعیین مسئولیت فراموش می شود. و بعد معلوم نیست چه کسی باید چه کار کند و چه کسی مسئول است. مطمئن شوید که مسئولیت هر یک از اعضای تصمیم گروه را به وضوح تعریف کنید.

7. قانون دو دقیقه را وارد کنید

به همه دو دقیقه فرصت دهید تا افکار خود را با آرامش بیان کنند. و تنها پس از آن در مورد پیشنهاد او بحث کنید. به این ترتیب، همه شرکت کنندگان بدون ترس از قطع شدن یا سوءتفاهم نظرات خود را بیان می کنند.

8. کسانی را که خیلی سریع صحبت می کنند متوقف کنید

درک گفتار سریع سخت تر است. برخی از این موضوع سوء استفاده می کنند. مردم نمی خواهند احمق به نظر برسند و دوباره نپرسند، حتی اگر چیزی را نفهمند. گرفتار این طعمه نشوید رفع هرگونه ابهام و حل اختلاف بر عهده شماست. بنابراین از گفتن این جمله نترسید: «ببخشید، متوجه نشدم. آیا می توانید آهسته تر صحبت کنید؟ و سپس مجموعه سوالات را بپرسید.

9. گفتگو را خلاصه کنید

اگر همه نظرات خود را رد و بدل کردند، نتیجه گیری کنید. اگر در جلسه به توافق رسیدید، آن را با صدای بلند تکرار کنید. اگر نه، شما هم بگویید. اگر وظایفی را برای آینده مشخص کرده‌اید، آن‌ها را بین شرکت‌کنندگان توزیع کنید و ضرب‌الاجل‌ها را مشخص کنید.

نتیجه گیری، نظریه های کاری و مشکلات را بنویسید تا همه به آنها دسترسی داشته باشند. این کار ردیابی پیشرفت را آسان تر می کند.