چگونه جلسات را برنامه ریزی کنیم تا آنها موثر واقع شوند

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

وقتت را تلف نکن

ممکن است جلسات را دوست نداشته باشید، اما همچنان باید آنها را برگزار کنید. این یک بخش اساسی از گردش کار در هر شرکتی است. یکی از راه‌های مفیدتر و سریع‌تر کردن قرارها، برنامه‌ریزی دقیق آنهاست. کتاب اولگا دمیانوا، دکترای اقتصاد، «جلسات سریع و مؤثر. از آماده سازی تا حصول نتیجه مطلوب."

لایف هکر با مجوز انتشارات آلپینا پرو گزیده ای از فصل دوم را منتشر می کند.

خود جلسات مشکلی ندارند. آنها حتی ضروری هستند و یک ویژگی مدیریتی قدرت هستند. شما باید از شر تجمعات طولانی مدت بی فایده و بی اثر خلاص شوید.

رایج ترین انواع جلسات:

• هفتگی؛
• راهبردی؛
• کارگران؛
• گزارش نویسی؛
• برنامه ریزی جلسات؛
• طوفان فکری؛
• مکالمات و جلسات کاری؛
• جلسات توجیهی

همه این انواع را می توان به چهار گروه اصلی دسته بندی کرد:

1. با مدت زمان: سریع (تا 30 دقیقه) و طولانی (بیش از یک ساعت)؛
2. بر اساس تعداد شرکت کنندگان: حداکثر 10 نفر یا بیشتر؛
3. بر اساس هدف: کاری، سیاسی و اطلاعاتی.
4. بر اساس زمان: برنامه ریزی شده و برنامه ریزی نشده.

ویژگی های مورد نیاز برنامه ریزی جلسات

برای چه چیزی برنامه ریزی کنیم:

• اهداف؛
• دستور جلسه؛
• لیست دعوت شدگان؛
• برنامه؛
• مواد اطلاعاتی؛
• مسئول حفظ پروتکل؛
• محدودیت زمانی برای سخنرانی

پیش از هر چیز رهبر باید اهداف جلسه را در نظر بگیرد. این نقطه شروع دستور کار و لیست شرکت کنندگان، زمان و مقررات است.

اهداف اصلی جلسات:

1. اطلاعات جدید - برای جلسه اطلاع رسانی:

• اخبار مهم و تغییرات سیاست؛
• بحث در مورد برنامه ها و استراتژی ها؛
• پیش بینی کوتاه مدت؛
• ارائه محصولات و رویکردهای جدید؛
• بحث در مورد بودجه؛
• مسائل پرسنلی

2. نظارت بر رویدادها و اتخاذ تصمیمات عملیاتی - برای جلسات منظم:

• خطرات و مشکلات اصلی؛
• پارامترهای ارزیابی پیشرفت؛
• ارزیابی فرآیندهای کلیدی و تغییرات لازم؛
• بحث در مورد آنچه اتفاق می افتد: چه چیزی خوب پیش می رود، چه چیزی نیاز به بهبود دارد.
• درس های کلیدی و نتایج اقدامات؛
• هماهنگی تلاش ها؛
• ارتباطات

3. ایجاد انگیزه - جلسات خلاقانه، توسعه رویکردهای جدید و تیم سازی:

• انگیزه برای عمل؛
• تصمیم گیری جمعی؛
• ارج نهادن به موفقیت های فردی و جمعی

بنابراین، هدف بر نوع جلسه و مدل سازماندهی آن تأثیر می گذارد. برای مثال، جلسات توجیهی از نظر تعداد شرکت کنندگان و مدت زمان متفاوت است. موارد معمولی ماهیت برنامه ریزی شده دارند، از نظر زمان سریعتر و با تعداد محدودی شرکت کننده هستند. جلسات خلاقانه نیاز به آمادگی خاصی دارد: سازماندهی مبلمان (معمولاً میزهای جداگانه)، چای، قهوه و محیط غیررسمی. نیازی به رعایت کد لباس ندارید.

ماتریس آیزنهاور برای رتبه بندی سوالات جلسه

باید به خاطر داشت که جلسه بستری است که در آن تصمیمات مهم گرفته می شود و بر مشکلات غلبه می شود. ماتریس آیزنهاور میدانی است که تمام مشکلات و سوالات در آن جمع آوری می شود. آنها از نظر اهمیت و فوریت رتبه بندی می شوند.

	فوری	عجله نکن
مهم	آ	ب
ایرادی نداره	سی	دی

مربع الف: مسائل مهم و فوری

مربع امور مهم و فوری باید خالی یا کوچک باشد. این نشان می دهد که شما به تاریخ مقرر رسیده اید. اگر چنین مواردی زیاد باشد، این نشانه بی نظمی است. نمونه هایی از مواردی که می توان آنها را مربع کرد:

• مواردی که مستقیماً به وظایف عملکردی شما مرتبط است و بر عملکرد شما تأثیر می گذارد.
• مواردی که شکست آنها ممکن است مشکلاتی ایجاد کند.
• مسائل مربوط به سلامتی و جو روانی در تیم؛
• مواردی که بر ایمنی تیم تأثیر می گذارد؛
• مواردی که نتایج آن نیاز به هماهنگی یا ارائه به مدیریت شما دارد.

مربع B: مسائل مهم اما نه فوری

زمانی که تکالیف یا امور فوریتی نداشته باشند و مشخص نباشد که چه زمانی باید تکمیل شوند، خود مجری زمان بندی را تعیین می کند. این مربع شامل تمام مواردی است که به عملکرد شما در سازمان مربوط می شود، کارهایی که شما به طور منظم انجام می دهید، و به عنوان یک قاعده، اجرای آنها با برنامه زمانی کلی در سازمان مرتبط است (به عنوان مثال، آماده سازی نهایی گزارش نویسی). تکالیف تحقیقاتی که به زمان مشخصی نیاز دارند را نیز می توان به چنین مواردی نسبت داد، اما میزان هزینه های نیروی کار تا لحظه تکمیل نامشخص است. وظایف میدان اول و دوم باید دائماً رصد شود و بنابراین توصیه می شود در دستور کار جلسات قرار گیرد.

مربع C: تجارت فوری اما بی اهمیت

اینها حواس پرتی است. اغلب، آنها به سادگی با تمرکز بر روی کارهای مهم تداخل می کنند و کارایی را کاهش می دهند. همیشه اهداف خود را به خاطر بسپارید و یاد بگیرید که بین مهم و فرعی تمایز قائل شوید.

ارزش ورود به این میدان را دارد:

• جلسات یا مذاکرات تحمیل شده توسط شخصی از طرفین؛
• بحث در مورد مسائلی که زیردستان می توانند حل کنند.
• بحث در مورد مسائل غیر تجاری؛
• بحث در مورد موضوعات انتزاعی

مربع D: امور غیر فوری و غیر مهم

موارد این دسته شما را در پروژه ها تبلیغ نمی کنند، اما حواس شما را از کار روی آن ها منحرف می کنند.

• اصلاً هیچ سودی به همراه نداشته باشد؛
• مفید است که به هیچ وجه با آنها برخورد نکنید.
• زمان خواران

برای هر هدف، رهبر سوالات زیر را می پرسد:

• چه کسی اطلاعات و دانش مربوط به موضوع مورد بررسی را دارد؟
• این موضوع منافع چه کسانی را تحت تأثیر قرار می دهد؟
• تصمیم به چه کسی بستگی دارد؟
• چه کسی باید اطلاعات مورد بحث را بداند؟
• چه کسی تصمیمات اتخاذ شده را اجرا خواهد کرد؟

هنگام برنامه ریزی جلسات پروژه می توانید از روش 99/50/1 استفاده کنید.

رهبر جلساتی را در سه نقطه مهم در پروژه سازماندهی می کند:

• در ابتدا - غوطه ور کردن همه شرکت کنندگان در سرعت پروژه و برای تیم سازی گروه.
• در مرحله میانی - برای بحث در مورد نتایج کار انجام شده و تنظیمات بیشتر، در صورت لزوم.
• در خط پایان، زمانی که 1٪ از حجم کل باقی مانده است - برای جمع بندی اولیه.

این زمان بندی به شما کمک می کند تا بهتر از زمان خود در جلسات استفاده کنید.

دستور جلسه

دستور کار برنامه ای از وظایف است که در جلسه حل می شود. لازم است که زمان هر سخنرانی به طور واضح مشخص شود، زمان جداگانه ای برای بحث و بازخورد از همه شرکت کنندگان اختصاص داده شود.

هنگام برنامه ریزی زمان جلسه خود، مهم است که موارد زیر را در نظر بگیرید:

• اهمیت موضوع در دستور کار؛
• محدودیت زمانی برای هر اجرا؛
• در صورت لزوم می شکند؛
• 20٪ از زمان برای اطلاعات مهم اضافی.

دستور جلسه برای همه شرکت کنندگان در جلسه ارسال می شود.

دستور کار با تثبیت زمان و مشخصات سخنرانی ها

1. نتایج کار بر روی انعقاد قراردادها. گزارش ایوانف (15 دقیقه).
2. مشکلات در حمل و نقل کالا. گزارش آی پتروف (15 دقیقه).
3. نتایج و طرح های کار پروژه. گزارش تی سیدوروف (20 دقیقه).

شروع ساعت 11:00

پایان ساعت 12:15

شما باید خود را آموزش دهید تا جلسات سریع و موثر داشته باشید!

دستورالعمل های زمان شما:

مهم و فوری	12 دقیقه
مهم و غیر فوری	24-36 دقیقه فوری و مهم: 12 دقیقه - اصل پارتو در اینجا کار می کند: 20٪ مواقع 80٪ نتیجه را ایجاد می کند، با یک جلسه متوسط یک ساعت (60 دقیقه)، پربازده ترین زمان 12 دقیقه (20٪ از 60 دقیقه) است. مهم و غیر فوری: معمولا برنامه ریزی شده زمان موثر برای چنین جلساتی 24 تا 36 دقیقه است. روش 60/40 در اینجا کار می کند، طبق آن، هنگام تهیه یک برنامه برای روز، 40٪ از زمان باید آزاد باشد، 60٪ باید به کارهای برنامه ریزی شده اختصاص داده شود، از جمله 20٪ برای "غیرقابل پیش بینی" و 20% برای کسانی که خود به خود بوجود می آیند یا همراه می شوند. با میانگین زمان جلسه یک ساعت (60 دقیقه)، زمان برای امور مهم اما غیر فوری برنامه ریزی شده 24 تا 36 دقیقه (40 تا 60 درصد از 60 دقیقه) است.
بی اهمیت و فوری	تفویض و کنترل از طریق تلفن و سایر وسایل ارتباطی حداکثر سه دقیقه برای کنترل.
بی اهمیت و غیر فوری	تفویض اختیار و کنترل توسط مدیریت، حداکثر یک دقیقه برای هر هیئت.

لیست دعوت شدگان

تعداد بهینه شرکت کنندگان در جلسات سریع 5-7 نفر است. 8 تا 12 نفر در صورتی قابل قبول هستند که رهبر جلسه دارای مهارت های تسهیل کننده باشد.

برای ایجاد ایده، تعیین اهداف و پرواز، ترکیب ایده آل بیش از 15 نفر نیست.

یک قانون ناگفته در Google وجود دارد - حداکثر تعداد شرکت کنندگان بیش از 10 نفر نیست.

آمازون یک قانون دو پیتزا دارد: تعداد افراد در یک جلسه باید به اندازه ای باشد که بتوانید دو پیتزا را غذا دهید.

یک قانون 8-18-1800 وجود دارد:

• بیش از 8 نفر - حل مسائل کاری؛
• بیش از 18 - طوفان فکری، حل مسئله جمعی.
• تا 1800 نفر - اطلاعات و فرصت برقراری ارتباط.

مطالعه‌ای توسط Bain and Company می‌گوید که در گروه‌های تصمیم‌گیری، اضافه کردن بیش از هفت نفر از هر شرکت‌کننده، حدود 10 درصد بازده کمتری را به همراه دارد.

افراد مسئول مستقیم موظف به شرکت در جلسات هستند.

اپل نام شخص مسئول را در کنار هر آیتم جلسه فهرست می کند. بنابراین، هر کارمند در چارچوب وظایف محول شده دارای یک منطقه مسئولیت روشن است.

اگر اغلب جلساتی را سازماندهی می کنید، این کتاب قطعاً مفید خواهد بود: اولگا دمیانوا 16 روش و چهار ابزار برای مطالعه ارائه می دهد که به افزایش اثربخشی همه شرکت کنندگان در چنین جلساتی کمک می کند.