چرا ضرب الاجل ها را از دست می دهیم و چگونه جلوی آن را بگیریم؟

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

اگر از این واقعیت ناراحت هستید که هرگز وقت ندارید کار خود را به موقع ارسال کنید، فوراً این مقاله را بخوانید. ما توضیح می‌دهیم که چرا مهلت‌های از دست رفته تقصیر شما نیست، و به شما می‌گوییم که چگونه همچنان به ضرب‌الاجل‌ها عمل کنید.

من عاشق ضرب الاجل هستم! مخصوصا سوتی که با آن می شکنند.

داگلاس آدامز نویسنده

همه ما می دانیم که برنامه ریزی برای کار موثر چقدر مهم است. گاهی اوقات ما به معنای واقعی کلمه با او وسواس داریم. اما زمانی که زمان شروع به اجرای لیست وظایف فرا می رسد، شروع به به تعویق انداختن آنها می کنیم، تا آخرین لحظه نگه می داریم یا حتی مهلت ها را کاملاً به هم می زنیم. این برای همه کم و بیش اتفاق می افتد. و این توجیهی دارد که در ویژگی های تفکر ما نهفته است.

چرا ما ضرب الاجل را از دست می دهیم؟

شاید تاریخچه خانه اپرای سیدنی را شنیده باشید که قرار بود در سال 1963 با قیمت 7 میلیون دلار تکمیل شود و در نهایت تنها 10 سال بعد، در سال 1973 تکمیل شد. علاوه بر این، طراحی اولیه تئاتر دستخوش تغییرات متعددی شده و ساختمان کوچکتر شده و در نتیجه 102 میلیون دلار هزینه شده است!

طراحان طعمه یک اشتباه گسترده شده اند: آنها در مورد مدت زمان انجام یک کار اشتباه قضاوت کردند. آنها بارها و بارها مجبور شدند ضرب الاجل ها را به عقب برانند و برنامه کاری را تغییر دهند زیرا مشکلاتی را که بر سرعت پروژه تأثیر می گذارد در نظر نمی گرفتند.

ساختار تفکر ما به گونه ای است که اگر همه چیز طبق بهترین سناریو پیش برود، به اندازه زمان و هزینه مورد نیاز برنامه ریزی می کنیم.

اما به ناچار موانعی بر سر راه وجود دارد که در نتیجه حجم کار به سرعت در حال افزایش است. سپس مهلت های از دست رفته را با این واقعیت توضیح می دهیم که شرایط پیش بینی نشده به وجود آمده است و نه با این واقعیت که ما نمی توانیم احتمال وقوع آنها را در مرحله برنامه ریزی در نظر بگیریم.

چرا به هر حال به ضرب الاجل نیاز داریم؟

ضرب‌الاجل‌های سخت‌گیرانه نه تنها دائماً شکسته می‌شوند، بلکه استرس زیادی را برای شرکت‌کنندگان پروژه به همراه می‌آورند، بنابراین شاید بهتر باشد از آنها امتناع کنید؟ خیر اغلب اوقات، داشتن یک ضرب الاجل تنها دلیلی است که یک شغل از کار افتاده است.

پیش از این، از کلمه مهلت برای توصیف خط اطراف زندان استفاده می شد که زندانیان نمی توانستند در روز و شب، فراتر از آن، به دلیل درد گرفتن فوری گلوله شفاعت کنند.

اکنون ضرب الاجل ها منحصراً با کار مرتبط است و شکست آنها اجرای کل بخش را تهدید نمی کند. اما ماهیت یکسان است: ضرب الاجل زندگی یا مرگ برای بهره وری یا پروژه شماست.

کار زمان در نظر گرفته شده برای آن را پر می کند.

قانون پارکینسون

هر کاری به اندازه زمانی که شما به آن اختصاص دهید طول می کشد. به همین دلیل است که گاهی اوقات تعجب می کنیم که چقدر سریع می توانیم کاری را انجام دهیم. به همین دلیل، ما اغلب در آخرین دقایق در محدودیت امکانات هستیم تا بتوانیم کارهایی را که برای چند روز یا حتی هفته‌ها اختصاص داده شده به پایان برسانیم.

با در نظر گرفتن قانون پارکینسون، متوجه می شویم که اگر چارچوب زمانی را برای تکمیل کار تعیین نکنیم، برای همیشه آن را انجام خواهیم داد!

چگونه بر ضرب الاجل های ثابت غلبه کنیم

چگونه با برنامه ریزی بد کنار بیایید و وجود ضرب الاجل را به نفع خود تبدیل کنید؟ بسیار دشوار خواهد بود، زیرا ما باید با خطاهای سیستماتیک تفکر خود مبارزه کنیم. اما دانستن اینکه ضرب‌الاجل‌ها چگونه رفتار ما را تغییر می‌دهند، می‌تواند به ما کمک کند بهره‌ورتر باشیم.

شروع روشن

هنگامی که حجم کار را در یک ماه، یک هفته یا حتی یک روز قبل تقسیم می کنید، ابتدای دوره را تا حد امکان به طور فشرده نمره دهید و بقیه زمان را تا سررسید تا حد امکان تخلیه کنید.

ابتدا روی سخت ترین، مهم ترین و وقت گیر ترین وظایف پروژه تمرکز کنید. شما همچنان آنها را بیشتر از آنچه انتظار داشتید انجام خواهید داد. خودت را فروتن کناما به لطف شروع فعال شما، در پایان دوره زمانی را خواهید داشت که برای حل مشکلات برنامه ریزی نشده و تکمیل وظایف صرف خواهید کرد.

در آستانه مهلت مقرر، نیازی به غوطه ور شدن در کارهای پیچیده جدید نخواهید داشت و با مشکلاتی روبرو می شوید که هنوز از آنها اطلاعی ندارید.

مهلت اضافی

برای خودتان یک ضرب الاجل چند روز زودتر از زمان واقعی تعیین کنید. این چیزی است که بازاریاب متیو گوای از Zapier توصیه می کند. ایده آل است اگر نمی دانید از مهلت شخصی خود تا مهلت واقعی خود - یک یا سه روز - چقدر زمان دارید. اما چنین وضعیتی ضعیف ارائه شده است. البته شما هنوز به یاد خواهید آورد که چقدر زمان باقی مانده است، بنابراین برای اینکه ضرب الاجل های شما مختل نشود، اراده لازم است.

اگر کار را در مهلت مقرر انجام دادید، نوعی پاداش برای خودتان در نظر بگیرید. با این حال، رضایت از انجام وظایف به موقع پاداش خوبی خواهد بود.

بیانیه عمومی

"من به طور جدی قول می دهم که مقاله را تا ساعت پنج عصر تمام کنم" - آن را نه در ذهن خود، بلکه با صدای بلند به کل دفتر بگویید. اکنون عزت نفس شما وارد عمل شده است. چه چیزی برای شما دردناک تر خواهد بود: اینکه خود را مجبور کنید فعالانه کار کنید یا ضرب الاجل ها را از دست بدهید و با صدای بلند شکست خود را بپذیرید؟

نویسنده ایولین واو که رمان جدید خود را با عنوان «بازگشت به سر عروس» آغاز کرده است، علناً اعلام کرده است: «من کتاب جدیدی را شروع می کنم و تا سه ماه دیگر آن را خواهم نوشت.» او مهلت مقرر را رعایت نکرد و چندین بار، مجدداً علنی، خواستار تعویق مهلت شد. با این وجود، او رمان را خیلی سریع تمام کرد، زیرا می دانست که خوانندگان وعده او را به خاطر می آورند و منتظر تحقق آن هستند.

یادآوری دائمی از نزدیک شدن مهلت

اگر شروع به کار روی یک پروژه بزرگ کنیم، بازه زمانی معمولاً بسیار طولانی است. مهلت به نوعی انتزاع تبدیل می شود - جایی بیرون، روزی. هر چه نزدیکتر باشد، به وضوح متوجه می‌شویم که دقیقاً چقدر زمان باقی مانده است و می‌توانیم میزان آن و مقدار کار باقیمانده را به میزان کافی مقایسه کنیم.

یادآوری های منظمی برای خود تنظیم کنید که دائماً شما را به واقعیت بازگرداند و به شما اطلاع می دهد که روز X نزدیک است:

• تاریخ سررسید یک ماه دیگر منقضی می شود.
• هفته؛
• سه روز؛
• روز؛
• 08:00.

بله، استرس زا است، آزاردهنده خواهد بود. اما شاید این تنها راه برای تشویق خود باشد؟

هر کسب و کاری همیشه بیشتر از حد انتظار طول می کشد، حتی با قانون هافستاتر.

قانون هافستاتر

این قانون کمیک بازگشتی از داگلاس هافستاتر، دکترا، از عدم امکان زمان بندی ضرب الاجل صحبت می کند. ضرب الاجل ها به معنای واقعی کلمه برای خنثی شدن تعیین می شوند. با این حال، امیدواریم که توصیه‌های ما به شما کمک کند تا از فشار دادن کارها به نقطه شکست جلوگیری کنید، جایی که شکست مداوم در رعایت مهلت‌ها به شدت برای شهرت کاری شما مضر است و شما را در وضعیت استرس دائمی قرار می‌دهد.