چگونه برنامه ها را مختل نکنیم و ضرب الاجل ها را رعایت نکنیم

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

اشتباه برنامه ریزی را به خاطر بسپارید و به گزینه های خود خیلی خوش بین نباشید.

اگر تا به حال نتوانسته اید به موقع آماده شوید یا کار را به موقع انجام دهید، کاملاً ممکن است قربانی یک اشتباه برنامه ریزی شده باشید. این یکی از رایج ترین سوگیری های شناختی است. ما این اشتباه را مرتکب می شویم حتی اگر می دانیم در گذشته زمان بیشتری طول کشیده است. این به این دلیل است که ما نسبت به توانایی های خود بیش از حد خوشبین هستیم و احتمال وقوع شرایط پیش بینی نشده را دست کم می گیریم.

به عنوان مثال، یک خانه تنها زمانی ساخته می شود که تحویل به تاخیر نیفتد، کارگران مرخصی نگیرند و آب و هوا عالی باشد. همیشه این احتمال وجود دارد که مشکلی پیش بیاید. ما معمولا آن را فراموش می کنیم و ضرب الاجل های غیرممکن را تعیین می کنیم. اما اگر این اشتباه فکری را به خاطر بیاورید، می توانید از عواقب منفی جلوگیری کنید. وبلاگ نویس توماس اوپون گفت که برای این کار چه باید کرد.

1. در مقابل اصرار برای رسیدگی به امور فوری مقاومت کنید

حواس پرتی و کارهای فوری کوچک تمرکز را برای تقریباً نیم ساعت تضعیف می کند و بهره وری از این امر آسیب می بیند. بنابراین، موفقیت شما به توانایی تشخیص وظایف فوری و مهم بستگی دارد.

مهم به ندرت فوری است و فوری به ندرت مهم است.

مسائل فوری نیاز به توجه فوری دارند. معمولاً اینها تماس های تلفنی، جلسات، وظایف با ضرب الاجل هستند. موارد مهم به دستیابی به اهداف بلند مدت و انجام پروژه های جدی کمک می کند. متأسفانه معمولاً آنها را به بعد موکول می کنیم و به امور فوری رسیدگی می کنیم. این حس بهره وری را ایجاد می کند، اما ما واقعاً به اهداف اصلی خود نزدیک نمی شویم.

زمانی را که صرف کارهای فوری غیر مهم مانند تجزیه نامه می کنید محدود کنید و روی چیزهای مهم تمرکز کنید.

2. وظایف بزرگ را به مراحل کوچک تقسیم کنید

هرچه امتیازات در پروژه شما بیشتر باشد، احتمال اینکه مشکلی پیش بیاید بیشتر می شود. تمام مراحل را در نظر بگیرید و یک برنامه اقدام گام به گام ایجاد کنید. سپس ضرب الاجل تعیین کنید. نیم ساعت یا یک ساعت را برای تکمیل یک مرحله اختصاص دهید. اگر کار خیلی بزرگ است و ساعت کافی نیست، آن را به کارهای کوچکتر تقسیم کنید.

چنین ضرب‌الاجل‌های تنگ شما را مجبور می‌کند برای رسیدن به موقع به دنبال مؤثرترین راه کار باشید. پس از اتمام، به نتایج خود نگاه کنید. مطمئناً کارهایی وجود دارند که نمی توان آنها را سریعتر به پایان رساند و بالعکس، کارهایی که می توان زمان آنها را حتی بیشتر کاهش داد. فکر کنید و تغییرات لازم را در برنامه خود ایجاد کنید.

3. از تایمر گوجه فرنگی استفاده کنید

میزان زمانی را که برای کارهای خاص صرف می کنید را پیگیری کنید. این به شما کمک می کند تا ایده ای واقع بینانه داشته باشید و بر هرگونه خوش بینی بیش از حد در برنامه ریزی غلبه کنید. تکنیک گوجه فرنگی برای ردیابی به خوبی کار می کند.

به گفته او، شما باید به مدت 20، 30 یا 40 دقیقه به شدت کار کنید و سپس یک استراحت کوتاه داشته باشید. فاصله ها توسط یک تایمر از یکدیگر جدا می شوند. این تکنیک به شما کمک می کند کارهای بزرگ و پیچیده را به مراحل قابل مدیریت تقسیم کنید. هنگامی که یک بازه زمانی را شروع کردید، می خواهید کار را بدون حواس پرتی به پایان برسانید.

4. مراقب کسانی باشید که به وقت شما دست درازی می کنند

از زمان کار خود محافظت کنید بیشتر از این نگو. سپس می توانید به جای اینکه فقط به درخواست های دیگران پاسخ دهید، روی وظایف و پروژه های خود تمرکز کنید.

وقتی به دیگران بله می گویید، مطمئن شوید که به خودتان نه نمی گویید.

نویسنده پائولو کوئیلو

درگیر چیزهایی که برایشان وقت ندارید غرق نشوید. امتناع از آن سخت است، اما شما باید آن را به خاطر تمرکز و آرامش خود یاد بگیرید.

نتیجه گیری

ما از اشتباهات برنامه ریزی غرق شده ایم.اما اگر مشکل را به موقع تشخیص دهید و آن را برطرف کنید، آسیب چندانی به شما وارد نخواهد کرد. بنابراین، به یک ایده ذهنی در مورد اینکه چیزی چقدر طول می کشد تکیه نکنید. اندازه گیری و مقایسه کنید. به یاد داشته باشید که دفعه قبل چگونه برنامه های شما با وضعیت واقعی امور مطابقت داشت:

• چه چیزی خوب شد و چه چیزی اشتباه شد؟
• دفعه بعد چه کاری می توانید متفاوت انجام دهید؟

پیشرفت خود را دنبال کنید و بر اساس این داده ها تصمیم بگیرید.