نحوه صحیح کار با KPI ها

2024 نویسنده: Malcolm Clapton | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 03:54

اجرای KPI ها زندگی را برای رئیس شرکت، صاحب کسب و کار و حتی کارمندان عادی آسان تر می کند.

KPI چیست

KPI ها شاخص های کلیدی عملکرد هستند. شاخص ها متفاوت است. موارد کلیدی آنهایی هستند که بر روی نتیجه تاثیر می گذارند. خود شاخص ممکن است کمی تغییر کند، اما سود قابل توجه است.

به عنوان مثال، صاحب یک آرایشگاه محاسبه کرد که اگر میانگین صورتحساب آرایشگاه را 100 روبل افزایش دهد، درآمد سالانه 300 هزار روبل افزایش می یابد. اگر هزینه ها ثابت بماند، سود افزایش می یابد. میانگین صورتحساب آرایشگاه برای یک آرایشگاه یک شاخص کلیدی است.

چرا KPI مورد نیاز است؟

وظیفه KPI این است که زندگی را برای رئیس شرکت، صاحب کسب و کار و کارمندان عادی آسان کند. من سیستم KPI را زمانی معرفی کردم که تیم ما از دو نفر به 22 نفر رسید. زمان زیادی برای حل مشکلات عملیاتی صرف شد، این برای وظایف مستقیم کارگردان کافی نبود. به لطف KPIها، من اختیار و مسئولیت را به سطح روسای ادارات و کارمندان عادی واگذار کردم، اما هنوز همه چیز را کنترل می کنم.

وقتی KPI ها مفید نیستند، نکته این است که شرکت به درستی با آنها کار نمی کند. این دقیقاً همین طور بود با صاحبان مشترک کلینیک زیبایی. آنها با یک قیف فروش کار کردند، شاخص ها را جمع آوری کردند، اما نمی دانستند که در مرحله بعد با آنها چه کنند. و زمانی که متوجه شدیم چه شاخص هایی بر سود تأثیر می گذارد و چه کسی باید مسئول هر کدام باشد، در عرض سه ماه آنها کسب و کار را از یک تجارت زیان ده سودآور کردند.

نحوه کار با KPI ها

پیاده سازی KPI ها

نویسندگان کتاب‌های مدیریت، اجرای KPIها را به‌عنوان یک رویه چند مرحله‌ای به تصویر می‌کشند: ساختار سازمانی شرکت، ساختار مالی و فرآیندهای تجاری را توصیف می‌کنند. با این رویکرد، این روند حداقل شش ماه را تهدید می کند. کسب و کارهای بزرگ می توانند این کار را انجام دهند. اما یک تجارت کوچک نمی تواند برای مدت طولانی علامت گذاری کند.

اما یک راه آسانتر و سریعتر وجود دارد. شما باید تعیین کنید که کدام معیارها بیشترین تأثیر را بر سود دارند و چه کسی در شرکت بر این معیارها تأثیر می گذارد. هیچ مجموعه شاخص جهانی وجود ندارد. آنها برای هر کسب و کار فردی هستند. برای فروش آنلاین، شاخص های کلیدی هزینه هر کلیک و تبدیل سایت است. برای یک مرکز تماس، مدت زمان تماس های نماینده.

ما شاخصی را شناسایی کردیم که بر سود تأثیر می گذارد، فهمیدیم که به چه کسی بستگی دارد و یک فرد مسئول تعیین کردیم.

ما به کارکنان انگیزه می دهیم

قدم بعدی ایجاد یک سیستم انگیزش کارکنان است. گزینه محبوب، زمانی که پاداش یک کارمند با نتیجه کلی یک شرکت یا بخش مرتبط است، ضعیف عمل می کند. کارمند مسئول نتیجه خود است. اما چه تاثیری بر نتایج همکاران خواهد داشت؟ بنابراین، باید بدانید که یک زیردستان خاص چه چیزی را تحت تأثیر قرار می دهد و چه چیزی را مسئول آن است و پاداش هر یک را به نتیجه فردی خود گره بزنید.

باید در نظر گرفت که آیا کارمند به طور مستقیم یا غیرمستقیم بر نتیجه مالی تأثیر می گذارد. تیم ما شامل یک تحریریه است که برای سایت محتوا تولید می کند. محتوا برای افزایش تقاضا کار می کند، اما به طور غیر مستقیم. تحریریه مرکز هزینه است. بنابراین، گره زدن انگیزه سردبیر به سود معنا ندارد. اما واحد فروش برای تعداد تماس ها و تبدیل درخواست ها به فروش برنامه دارد. آنها مستقیماً بر درآمد تأثیر می گذارند.

نشانه یک سیستم انگیزشی خوب KPI زمانی است که یک کارمند در اواسط ماه می بیند که قبلاً چقدر درآمد داشته است و برای به دست آوردن هرچه می خواهد چه کاری باید انجام دهد.

نتیجه گیری بر اساس KPI ها

کارمندان همیشه به اهداف خود نمی رسند. و نه همیشه به تقصیر خودشان. وقتی می بینید که مشکلی پیش می آید، عجله نکنید تا به پرسنل در راهرو شلیک کنید. ابتدا بفهمید دلیل آن چیست. اگر کارمند مقصر نباشد، باید به او کمک کنید و شرایطی را ایجاد کنید که تحت آن بتواند به شاخص های هدف دست یابد.

اگر کارمند برنامه را ماه به ماه انجام ندهد و موضوع در او باشد، تنها چیزی که باقی می‌ماند این است که او را با کسانی جایگزین کنیم که از پس آن بر می‌آیند. نه جذابیت و نه نگرش خوب مدیریت اینجا را نجات نخواهد داد. این عوامل در برابر شاخص ها ناتوان هستند.

ما یک ممیزی از سیستم KPI انجام می دهیم

پیاده سازی و تنظیم سیستم KPI همه چیز نیست. شما باید درک کنید: سیستمی که شما پیاده سازی کرده اید یک بار برای همیشه نیست. در تجارت، چیزی مدام در حال تغییر است. با هر تغییر، سیستم KPI ممکن است نیاز به تنظیم داشته باشد. شما باید برای این آماده باشید.

هنگامی که نیاز به تنظیم سیستم KPI دارید، مشخص کنید که کدام شاخص ها دیگر مرتبط نیستند، کدام یک باید جایگزین شوند و چه کسی باید مسئول شاخص های جدید باشد. بهینه سازی سیستم آسان تر از ایجاد آن از ابتدا است.

سیستم انگیزش نیز باید تنظیم شود. بهتر است این کار با مشارکت کارکنان انجام شود. هر کارمند اهداف شخصی دارد. و بهتر از همه، سیستم انگیزش زمانی کار می کند که هم شما و هم کارمند متوجه شوید که او چه می خواهد و چه کاری باید برای شرکت انجام دهد تا به اهداف شخصی خود دست یابد. اگر کارمندی بخواهد ماهانه 150 هزار درآمد داشته باشد ، بگذارید حقوق او 75 باشد و بقیه - پاداش. بنابراین او خواهد فهمید که ارزش آن 75 هزار است، اما اگر یک حرفه ای موفق باشد می تواند 150 درآمد داشته باشد.

یاد آوردن

• درک کنید که کدام معیارها بر سود تأثیر می گذارد و چه کسی در شرکت بر آنها تأثیر می گذارد.
• معیارهای کلیدی را که بیشترین تأثیر را بر نتیجه نهایی دارند انتخاب کنید و مسئولیت آنها را تعیین کنید. 2-3 KPI واضح برای هر بخش تنظیم کنید.
• کارکنان را برای معیارهای کلیدی خود تشویق کنید.
• پیگیری اینکه آیا کارکنان به اهداف خود می رسند یا خیر.
• وقتی شاخص ها به دست نمی آیند، دلیل آن را بفهمید. اگر کارمندی نیاز به کمک دارد، کمک کنید. اگر این مورد است، آن را با دیگری جایگزین کنید.
• به طور مداوم KPI و سیستم انگیزشی را مرور کنید. هنگامی که متوجه شدید سیستم به آنها نیاز دارد، تنظیمات را انجام دهید.